Ban quản lý tòa nhà là gì? Chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Đứng sau sự vận hành trơn tru của các tòa nhà chung cư, văn phòng… hiện nay chính là đội ngũ ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp. Vậy, ban quản lý tòa nhà là gì, các công việc, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của ban quản lý như thế nào?

1. Ban quản lý tòa nhà là gì?

Có nhiều người thường nhầm lẫn Ban quản lý và Ban quản trị tòa nhà là một. Tuy nhiên, đây là hai đơn vị không giống nhau, đảm nhận những chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Sự khác biệt được thể hiện thông qua hai khái niệm dưới đây:

  • Ban quản lý tòa nhà: Là đội ngũ đứng sau nhằm điều hành và quản lý trực tiếp mọi hoạt động của tòa nhà. Các hoạt động này đều được Cục quản lý nhà và thị trường BĐS xét duyệt, được đăng tải đầy đủ hoạt động theo văn bản trên cổng thông tin điện tử của Bộ Xây dựng.
  • Ban quản trị tòa nhà: Là đơn vị đại diện cho chủ sở hữu/chủ đầu tư đảm nhiệm các nghĩa vụ quản lý, sử dụng tòa nhà tuân theo quy định pháp luật. Đây là đơn vị, tổ chức có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng.
Ban quản lý tòa nhà có vai trò quan trọng
Ban quản lý tòa nhà đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý tòa nhà

2. Mô hình ban quản lý tòa nhà

Mô hình của một ban quản lý tòa nhà thường bao gồm có các bộ phận chính như sau:

  • Trưởng Ban quản lý: Là đội ngũ một hoặc nhiều người có quyền hạn và chịu trách nhiệm cao nhất trong Ban quản lý.
  • Phó ban (hoặc trợ lý): Là người dưới quyền Trưởng Ban quản lý, chịu trách nhiệm cho toàn bộ hoạt động trong tòa nhà, có vai trò tham mưu lên cấp trên về các phương thức quản lý tối ưu và tiếp nhận cũng như đưa ra hướng xử lý các vấn đề từ các bộ phận đưa lên.
  • Dưới ban quản lý tòa nhà là các bộ phận chuyên môn bao gồm:
    • Bộ phận kỹ thuật 
    • Bộ phận hành chính 
    • Bộ phận kế toán
    • Bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng
    • Các nhà thầu chuyên cung cấp các dịch vụ trong mỗi toà nhà: Như: bảo vệ, vệ sinh, cảnh quan, xử lý côn trùng và thu gom rác. Ban quản lý tòa nhà sẽ đứng ra chịu trách nhiệm lựa chọn nhà thầu phù hợp với nhu cầu của cư dân tòa nhà với mức phí dịch vụ phù hợp.

Xem thêm: 6 Lưu ý cần phải biết khi xây dựng quy trình quản lý tòa nhà

Mô hình ban quản lý tòa nhà
Mô hình tổ chức của một ban quản lý tòa nhà

3. Chức năng, nhiệm vụ của ban quản lý tòa nhà

Theo Điều 16 Quyết định 08/2008/QĐ-BXD về Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư có quy định rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của Ban quản lý đó là:

  • Đảm bảo việc thực hiện việc cung cấp dịch vụ quản lý, vận hành đúng theo các điều khoản, quy định, tiêu chuẩn theo Hợp đồng đã được ký.
  • Tham gia đàm phán ký kết và giám sát chặt chẽ hoạt động của các nhà thầu phụ tham gia cung cấp các dịch vụ khác cho tòa nhà.
  • Thông báo bằng văn bản các yêu cầu và lưu ý sử dụng cho cư dân trong toà nhà; hướng dẫn các kỹ năng lắp đặt trang thiết bị thuộc sở hữu cá nhân vào hệ thống thiết bị chung của tòa nhà.
  • Hàng kỳ đều thực hiện kiểm tra tổng thể và chi tiết các bộ phận của toà nhà nhằm nâng cao chất lượng phục vụ cũng như quản lý vận hành tốt hơn, kịp thời sửa chữa những hỏng hóc của khu vực thiết bị dùng chung đảm bảo cho hoạt động của toà nhà diễn ra bình thường.
  • Thu các loại phí dịch vụ cần thiết theo thoả thuận đã ký kết với cư dân. Ngoài ra, phối hợp với Ban quản trị xử lý dừng cấp điện, nước đối với những người sử dụng nhà không tuân thủ theo các điều khoản đã thoả thuận.
  • Hoàn thành các báo cáo công khai về công tác quản lý vận hành tòa nhà định kỳ 6 tháng một lần, lấy ý kiến cư dân về trải nghiệm các tiện ích, dịch vụ.
  • Hợp tác cùng Ban quản trị và cơ quan có thẩm quyền khác để đảm bảo an toàn, an ninh, trật tự khu vực.
Ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp
Đội ngũ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp sẽ giúp nâng cao hình ảnh của tòa nhà trong mắt các khách hàng và cư dân

4. Công việc của ban quản lý tòa nhà

Công việc của ban quản lý toà nhà được phân công cụ thể theo từng vị trí, bao gồm:

  • Duy trì mối quan hệ với khách hàng:
    • Xây dựng, mở rộng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng.
    • Tư vấn cho Ban quản trị các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ tòa nhà.
    • Giải quyết khiếu nại và những vấn đề yêu cầu từ phía các đơn vị/ cá nhân thuê.
    • Lập kế hoạch bảo trì tòa nhà thường xuyên và dịch vụ bảo vệ.
  • Thiết lập hệ thống quản lý:
    • Thiết lập ngân sách hoạt động hàng năm; các quy trình vận hành tòa nhà; sơ đồ tổ chức và mô tả công việc của Nhân viên Quản lý vận hành.
    • Giám sát các nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài như: Bảo dưỡng thiết bị kỹ thuật, bảo vệ, vệ sinh các khu vực chung, làm vườn & chăm sóc cảnh quan, dịch vụ lau kính bên ngoài (nếu có), kiểm soát côn trùng.
  • Giám sát công tác vận hành:
    • Giám sát toàn bộ các cá nhân và nhà thầu thực hiện
    • Công tác vận hành của các bộ phận theo đúng quy trình/ tiêu chuẩn của Công ty.
    • Đảm bảo toàn bộ các hoạt động và công việc bảo dưỡng được đảm nhận tuân thủ các yêu cầu.
    • Kiểm tra tòa nhà thường xuyên để phát hiện dấu hiệu hư hỏng hoặc hao mòn. 
  • Quản lý nhân sự:
    • Đào tạo liên tục các thành viên tại từng bộ phận.
    • Phân công nhân sự làm việc tại tòa nhà.
    • Quản lý chấm công.
    • Nâng cao nghiệp vụ nhân viên hàng năm.
    • Tiến hành đánh giá nhân viên ít nhất 2 lần/ năm.
    • Chỉ đạo nhân viên tuân thủ các chính sách của Công ty.
    • Đảm bảo các chính sách nhân sự của Công ty được tôn trọng.
    • Soạn thảo và cập nhật những kế hoạch khẩn cấp về quy trình sơ tán, hỗ trợ ứng phó sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp.
  • Kiểm soát chi phí:
    • Thực hiện kiểm soát nghiêm ngặt chi phí của tòa nhà và nỗ lực tốt nhất để đảm bảo không vượt bội chi so với Ngân sách hoạt động đã được phê duyệt.
    • Lưu giữ các bản ghi chép và kê khai hợp lý cho toàn bộ các khoản phí thu chi (nếu có).
    • Báo cáo công tác vận hành với Ban quản trị, công ty quản lý

Xem thêm:

Ban quản lý tòa nhà đang thực hiện công việc
Các bộ phận trong ban quản lý luôn có sự kết nối với nhau để đem đến dịch vụ chất lượng hơn cho khách hàng

Một tòa nhà được quản lý vận hành bởi đơn vị chuyên nghiệp với ban quản lý tận tâm, trách nhiệm sẽ giúp tòa nhà vận hành tốt hơn và mang đến sự yên tâm, hài lòng cho cư dân, khách hàng. Vì vậy, các chủ đầu tư, chủ tòa nhà, ban quản trị tòa nhà cần lựa chọn đơn vị quản lý tòa nhà uy tín.

Pan Services Hà Nội tự tin cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà với đội ngũ Ban quản lý được tuyển chọn và đào tạo kỹ lưỡng, có nghiệp vụ chuyên môn cao. Đặc biệt, với tư cách là thành viên của Nihon Housing – tập đoàn quản lý BĐS số 1 Nhật Bản, chúng tôi ứng dụng hệ thống, quy trình, tiêu chuẩn quản lý tòa nhà chuẩn Nhật nhiều ưu việt.

Để tìm hiểu thêm về dịch vụ quản lý tòa nhà của Pan Services Hà Nội hoặc thuê đội ngũ ban quản lý tòa nhà chuyên nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi qua:

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 5 / 5. Số vote: 1

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

+1
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN