Những cách quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả sau đây của Pan Services Hà Nội, sẽ giúp bạn vận hành bất động sản thành công và tối ưu chi phí kinh doanh. Cùng tìm hiểu thêm về những cách quản lý tối ưu nhất hiện nay, để trang bị thêm nhiều kiến thức và kỹ năng hữu ích nhé.
Nội dung bài viết
1. Bổ sung thêm kiến thức quản lý tòa nhà văn phòng
Để thành công trong việc quản lý tòa nhà, ban quản lý cần tham gia các khóa học chuyên nghiệp hoặc tự tìm hiểu, học hỏi thêm các kiến thức về cách quản lý tòa nhà văn phòng để có thể quản lý tòa nhà sát sao, hiệu quả nhất. Điều này, giúp chủ đầu tư, chủ toà nhà hiểu được thị trường, đúc kết được cách quản lý với từng loại tòa nhà văn phòng.
Nếu không trang bị các kiến thức phù hợp về quản lý toà nhà, chủ đầu tư có thể cảm thấy bị quá sức và ôm đồm quá nhiều việc nằm ngoài tầm hiểu biết của mình. Dẫn đến việc quản lý tòa nhà kém hiệu quả, không chỉ làm đời sống cư dân, khách hàng bị ảnh hưởng, gây hại trực tiếp đến hình ảnh toà nhà mà còn dễ gây ra nhiều rủi ro như cháy nổ, mất điện… khiến người thuê văn phòng lo lắng, bất an.
Xem thêm: 7 Kinh nghiệm quản lý tòa nhà văn phòng từ chuyên gia
2. Luôn thể hiện sự quan tâm tới người thuê của bạn
Cách tốt nhất để tòa nhà văn phòng của bạn luôn hoạt động khoa học, hiệu quả và nhiều khách thuê đó chính là tạo nên một môi trường an toàn, tích cực cho khách hàng của bạn. Hãy luôn trò chuyện, nắm bắt tâm tư nguyện vọng của họ để có thể thấu hiểu và đáp ứng nhu cầu của người thuê một cách tốt nhất
Bên cạnh đó, việc tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng cũng là một mấu chốt quan trọng. Người thuê có thể giới thiệu thêm khách hàng mới nếu tòa nhà của bạn hoạt động tốt.
Ngoài ra, hãy tìm hiểu xem điều gì khiến khách hàng hài lòng với dịch vụ và bất động sản của bạn, từ đó tiếp tục phát huy và không ngừng cải thiện. Ngược lại, hãy tìm hiểu xem điều gì khiến họ không hài lòng và nghiên cứu đưa ra giải pháp xử lý.
Sự quan tâm đầy đủ của ban quản lý tòa nhà văn phòng sẽ giúp người thuê thoải mái, chính khách hàng có thể là người sẽ giúp bạn chỉ ra các vấn đề tiềm ẩn mà bạn có thể bỏ sót. Từ đó, bạn có thể nâng cao dịch vụ và gia hạn hợp đồng tốt hơn.
3. Đầu tư vào các phần mềm quản lý thông minh
Phần mềm quản lý thông minh là phương pháp quản lý tất cả dữ liệu, công việc của quản lý tòa nhà văn phòng cho thuê thông qua phần mềm, mang lại hiệu quả quản lý cao cho chủ đầu tư.
Cách quản lý tòa nhà văn phòng bằng phần mềm thông minh này có các ưu điểm:
- Quản lý thông tin khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng đầy đủ, khoa học, giúp chủ đầu tư dễ dàng thực hiện các hoạt động ký kết, hợp tác, thu chi… và góp phần lớn để đảm bảo an ninh tòa nhà.
- Quản lý tài chính, báo cáo thu chi: Trình bày cụ thể, trực quan cho chủ đầu tư cũng như khách hàng các khoản thu chi khi cần thiết. Lập quy trình và các giấy tờ thu chi liên quan.
- Quản lý báo cáo hóa đơn, hợp đồng: Giúp chủ đầu tư quản lý việc ký kết với các đơn vị liên quan. Biên soạn hợp đồng, hoá đơn, chứng từ nhanh gọn, đầy đủ, đúng pháp luật.
- Quản lý trang thiết bị, các danh mục sửa chữa của tòa nhà văn phòng: Cài đặt theo dõi, quản lý các phần chung của tòa nhà. Góp phần kịp thời kiểm tra, rà soát để phát hiện các mục cần sửa chữa trước khi có biểu hiện hư hỏng.
- Quản lý số điện – nước, chi phí dịch vụ: Thực hiện quản lý số điện nước các hoá đơn dịch vụ phát sinh trong tòa nhà văn phòng một cách chính xác, nhanh chóng. Báo cáo thu chi của từng khách hàng, chủ đầu tư có thể nắm rõ chi tiết về tình hình thu chi các chi phí từ xa.
Việc sử dụng phần mềm giúp mọi công việc quản lý trở nên dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian. Các thao tác và thủ tục không còn phức tạp như quản lý bằng các phương pháp thủ công, dễ dàng tra cứu khi cần thiết, giảm thiểu chi phí nhân sự, giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình vận hành tòa nhà văn phòng …
Xem thêm: Những điều cần biết về phí quản lý tòa nhà văn phòng
4. Xây dựng kế hoạch bảo trì tòa nhà văn phòng
Việc thường xuyên kiểm tra tài sản, các hạng mục chung của tòa nhà văn phòng sẽ giúp bạn phát hiện sớm các hư hại. Nhờ đó, bạn sẽ chỉ cần xử lý các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn hơn và tiết kiệm thêm các khoản chi phí sửa chữa…
Bên cạnh đó, bạn cần xây dựng kế hoạch bảo trì tài sản, đảm bảo các hạng mục trong tòa nhà luôn hoạt động tốt. Đồng thời, việc bảo trì sẽ gia tăng tuổi thọ của toà nhà và giá trị của tài sản:
- Thực hiện bảo trì định kỳ (theo tháng, năm, mùa…): Thực hiện các hoạt động như bảo trì các thiết bị PCCC, diệt côn trùng, sâu bệnh, kiểm tra các phần chung của tòa nhà, cắt tỉa cây xanh, vệ sinh hệ thống lọc khí, vệ sinh bồn chứa nước…
- Xử lý trường hợp khẩn cấp một cách kịp thời: Một số trường hợp sửa chữa cần xử lý khẩn cấp nhằm đảm bảo quyền lợi người thuê. Chính vì vậy, bạn cần xây dựng kế hoạch cụ thể, hệ thống để giải quyết các sự cố một cách nhanh nhất: hệ thống ống nước, điện, thông gió, đường truyền Internet…
Ngoài ra, việc bảo trì thường xuyên sẽ giữ tình trạng của tòa nhà văn phòng luôn hiện đại và sạch đẹp. Từ đó, giúp chủ đầu tư nâng cao giá trị tài sản về lâu dài, có thể tăng phí thuê vì chất lượng dịch vụ tốt hơn, tạo được sự hài lòng từ khách hàng.
Xem thêm:
- Tham khảo mẫu nội quy quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả, dễ áp dụng
- Mẫu quy trình quản lý tòa nhà văn phòng từ Pan Services Hà Nội
5. Thuê đơn vị quản lý chuyên nghiệp
Việc thuê một đơn vị chuyên nghiệp, có kiến thức và kinh nghiệm trong quản lý tòa nhà văn phòng là một cách làm tiết kiệm và hiệu quả.
Qua đó, chủ toà nhà sẽ tiết kiệm thời gian và công sức hơn, đồng thời tối ưu hoá lợi nhuận của toàn nhà. Bên cạnh đó, chủ đầu tư sẽ đảm bảo được chất lượng của từng văn phòng và cả tòa nhà cũng như các hạng mục: cơ sở hạ tầng, vệ sinh, an ninh, an toàn…
Thuê dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp được coi là cách quản lý tòa nhà văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay. Lý do là vì nếu tự quản lý và thuê dịch vụ lẻ, quy trình làm việc sẽ cồng kềnh và tốn kém chi phí hơn. Ngược lại với điều đó, một đơn vị chuyên nghiệp sẽ giúp bạn có một quy trình làm việc bài bản, giảm thiểu sai sót và hạn chế các chi phí phát sinh không mong muốn.
Tuy nhiên, để tìm được một đơn vị quản lý chất lượng trên thị trường hiện nay đang là một nỗi băn khoăn của các chủ đầu tư và cư dân. Điều này rất quan trọng vì đơn vị quản lý sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sống và hoạt động của cả tòa nhà văn phòng.
Pan Services Hà Nội là một đơn vị quản lý chung cư uy tín, chuyên nghiệp trên thị trường hiện nay. Tự hào là một thành viên của Tập đoàn Nihon Housing nổi tiếng – đơn vị quản lý bất động sản hàng đầu tại Nhật Bản, với lịch sử hơn 60 năm hình thành và phát triển.
Với hơn 25 năm dày dặn kinh nghiệm, Pan Services Hà Nội có quy trình làm việc chuyên nghiệp do được thừa hưởng quy trình chuẩn Nhật từ công ty mẹ. Bên cạnh đó, Pan Services Hà Nội còn áp dụng cách thức quản lý hiện đại, ứng dụng phần mềm thông minh Home ID vào việc quản lý tòa nhà văn phòng. Hiện đại và chất lượng, đây là 2 tiêu chí khiến Pan Services Hà Nội được nhiều công trình lớn tin tưởng và lựa chọn.
Xem thêm: Dịch vụ quản lý tòa nhà chuẩn Nhật từ Pan Services Hà Nội
Với đội ngũ chuyên viên hơn 2000 người cùng 100 cán bộ quản lý cấp cao, Pan Services Hà Nội hội tụ đủ các yếu tố giúp bạn có thể quản lý tòa nhà văn phòng một cách hiệu quả, thu về lợi nhuận cho các chủ đầu tư. Liên hệ ngay với chúng tôi nếu bạn còn có những thắc mắc về cách quản lý tòa nhà văn phòng, để được hỗ trợ tư vấn và giải đáp.
- Địa chỉ: Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: 0243 934 5199
- Hotline: 0866 95 11 95
- Email: hanoi@panservices.vn
- Website: https://panservices-hanoi.vn/
