Quản lý bãi xe chung cư hiệu quả, an toàn sẽ giúp chủ đầu tư nâng cao giá trị tòa nhà và tạo được sự an tâm cho cư dân. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Pan Services xây dựng quy trình quản lý bài bản, đảm bảo an ninh cho bãi xe một cách hiệu quả.
Nội dung bài viết
1. Tầm quan trọng của việc quản lý bãi xe chung cư
Bãi xe của chung cư là nơi tiếp nhận và lưu giữ, trông coi phương tiện di chuyển cho dân cư, khách tới thăm tòa nhà. Đối với các chung cư lớn, có thể tiếp nhận hàng nghìn lượt xe ra vào mỗi ngày. Chính vì thế việc kiểm soát, quản lý bãi xe là một vấn đề quan trọng nhằm đảm bảo các yếu tố như:
- An ninh: Chỉ khi quản lý, rà soát số lượng xe ra vào, bạn mới có thể hạn chế được tối đa sự nhầm lẫn, mất cắp tài sản của cư dân. Việc này được thực hiện thông qua hoạt động check sự trùng khớp của số lượt và biển số xe ra vào bãi.
- Quản lý tài chính: Hầu hết tất cả các bãi đỗ xe chung cư đều cần thu phí dịch vụ để có kinh phí cho nhân sự quản lý và bảo trì. Khi có hệ thống quản lý rõ ràng, chủ đầu tư tòa nhà sẽ thuận tiện hơn trong việc quản lý thông tin khách gửi cố định cũng như theo dõi số liệu tài chính thu chi của bãi đỗ xe.
- Nâng cao trải nghiệm dịch vụ của cư dân: Khi quản lý bãi đỗ, việc quy định và phân khu rõ ràng giúp tránh trường hợp cư dân để xe sai vị trí, hoặc khách vãng lai để xe ở khu vực cấm. Từ đó đảm bảo bãi xe luôn gọn gàng, ngăn nắp, thuận tiện cho cư dân khi sử dụng.
- Xử lý những tình huống phát sinh: Một số bãi xe chung cư tiếp đón nhiều lượng xe hơn quy mô vốn có. Khi thiếu hụt chỗ để xe, nhiều người dân sẽ bắt đầu để xe sai vị trí, gây bất tiện nhiều cư dân khác. Do đó, bạn cần có đội ngũ kiểm soát, luôn túc trực và hỗ trợ người dân trong các tình huống phát sinh. Đảm bảo trật tự cho bãi xe.
2. Quản lý bãi giữ xe chung cư hiệu quả mang lại lợi ích gì?
Quản lý bãi giữ xe chung cư sẽ mang lại nhiều lợi ích không chỉ với cư dân mà còn với cả chủ đầu tư.
Với cư dân:
- Thuận tiện trong quá trình sử dụng bãi đỗ xe, tiết kiệm thời gian, công sức khi di chuyển xe ra vào.
- Đảm bảo an toàn cho phương tiện, tránh bị trộm cắp, thiệt hại tài sản… Từ đó giúp người dân yên tâm trong quá trình sinh sống, làm việc tại tòa nhà chung cư.
Với chủ đầu tư:
- Tối đa hóa diện tích sử dụng của bãi đỗ xe. Nâng cao hiệu quả khai thác kinh tế của tòa nhà chung cư.
- Khi công tác quản lý bãi đỗ xe được thực hiện hàng ngày, bạn sẽ dễ dàng phát hiện các hỏng hóc của hệ thống cơ sở vật chất và xử lý kịp thời. Từ đó giảm chi phí bảo trì bãi đỗ xe chung cư.
- Việc mang đến sự thỏa mái, thuận tiện và an toàn cho cư dân cũng giúp bạn nâng cao hình ảnh và uy tín. Đó là tiền đề cho sự phát triển các dự án khác.
3. Cách quản lý bãi xe chung cư hiệu quả, an toàn
Bãi đỗ xe là một phần trong các tiện ích của tòa nhà chung cư, có tác động trực tiếp đến chất lượng đời sống của cư dân. Vì vậy để nâng cao trải nghiệm sống cho cư dân, chủ đầu tư có thể áp dụng một số cách quản quá lý bãi xe chung cư như sau:
3.1. Phân chia khu vực để xe hợp lý
Để dễ quản lý cũng như đảm bảo có đủ chỗ cho cư dân cố định của tòa nhà, chủ đầu tư nên phân chia bãi đỗ xe chung cư thành các khu vực:
- Khu vực theo phương tiện: Cần tách riêng chỗ đỗ xe đạp, xe máy và ô tô. Ngoài ra cũng cần có phân chia các khu vực này thành các khoang nhỏ vừa đủ diện tích cho mỗi phương tiện. Việc này giúp người dân có ý thức sắp xếp phương tiện hơn, giảm các va chạm không đáng có trong quá trình sử dụng bãi đỗ xe.
- Khu vực theo đối tượng: Ban quản lý chung cư cần phân chia khu vực để xe cho các nhóm cư dân, cán bộ nhân viên, khách vãng lai và các đối tượng ưu tiên khác. Đồng thời, cần có hệ thống biển chỉ dẫn rõ ràng. Việc phân chia này giúp thuận tiện cho quá trình quản lý và xử lý nếu có các sự cố phát sinh.
3.2. Lên kế hoạch bố trí nhân sự phù hợp
Nhân sự là yếu tố có vai trò quan trọng trong việc quản lý bãi đỗ xe chung cư. Để khai thác nguồn lực này một cách tối đa và hiệu quả, chủ đầu tư cần có sự nghiên cứu và lên kế hoạch hợp lý.
- Thời gian: Với các tòa nhà chung cư, gần như 24/24 phải có người túc trực tại các bãi xe để phục vụ nhu cầu sử dụng của cư dân cũng như giám sát an ninh. Do đó, các chủ đầu tư nên chia một ngày làm việc thành nhiều ca trực và sắp xếp nhân sự luân phiên giữa các ca để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên cũng như chất lượng phục vụ.
- Các điểm chốt: Ngoài nhân sự checkin và checkout, cần bố trí thêm các điểm chốt và sắp xếp nhân sự tại các vị trí này, để kịp thời hướng dẫn và hỗ trợ cư dân trong trường hợp khẩn cấp. Các vị trí này nên đặt tại các nút giao của các luồng di chuyển trong bãi gửi xe. Hoặc bạn cũng có thể bố trí các chốt phụ trách từng khu vực phương tiện để dễ dàng quản lý.
- Số lượng: Cần tính toán số lượng nhân sự sao cho vừa đủ. Tránh tình trạng thừa nhân sự làm gây lãng phí chi phí, hoặc thiếu nhân sự làm giảm hiệu quả quản lý bãi xe chung cư. Thông thường, các bãi đỗ xe chung cư sẽ bố trí khoảng 2 người tại các điểm chốt ra vào và 1 người tại từng khu vực theo phương tiện.
3.3. Xây dựng quy định bãi xe cụ thể, rõ ràng
Khi bãi xe chung cư có các quy định cụ thể và chặt chẽ, các hoạt động quản lý trong quá trình vận hành sẽ nhất quán và mang lại hiệu quả cao hơn. Đồng thời khi xảy ra sai phạm, bạn cũng sẽ có căn cứ để xử lý và giải quyết.
Trong quy định bãi xe cần phải nêu rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Đối với cư dân tại chung cư:
- Cần cấp thẻ cho các cá nhân sinh sống trong tòa nhà chung cư. Mỗi thẻ xe sẽ tương ứng với một phương tiện. Mỗi lượt ra vào tòa nhà chung cư đều phải xuất trình thẻ tương ứng với phương tiện đã đăng ký thông tin.
- Các cá nhân hộ gia đình cần đăng ký và khai báo đầy đủ số lượng cũng như thông tin các phương tiện với ban quản lý tòa nhà. Các chủ phương tiện cần nộp đầy đủ chi phí gửi hàng tháng.
- Khi sử dụng bãi xe tòa nhà, các cư dân cần dừng, đỗ phương tiện đúng khu vực cho từng loại xe.
- Cần có ý thức giữ gìn vệ sinh và an toàn chung. Hạn chế tối đa va quẹt, gây hỏng hóc, ảnh hưởng đến tài sản của người khác.
- Khi mất thẻ cần phải khai báo với ban quản lý tòa nhà để kịp thời xử lý.
Đối với khách vãng lai
- Các cá nhân và phương tiện vãng lai khi sử dụng bãi xe sẽ được cấp thẻ ngày và trả phí theo lượt. Chủ đầu tư cần tính toán và quy định rõ mức phí cho các khung giờ lưu giữ xe. Hiện nay, hầu hết các tòa nhà đều chia thành 2 ca giữ xe là từ 6h sáng đến 6h tối cùng ngày và từ 6h tối hôm trước đến 6h sáng hôm sau. Qua 6h, người sử dụng sẽ phải trả thêm phí cho ca tiếp theo.
- Khi vào, khách sẽ được cấp thẻ xe và máy quét ghi lại thông tin phương tiện đó. Khi ra, khách cần xuất trình đúng vé. Chỉ khi thông tin trùng khớp và sau khi khách thanh toán phí thì khách mới được rời khỏi bãi xe.
- Khi sử dụng bãi xe tòa nhà, khách cần dừng đỗ phương tiện tại đúng khu vực cho từng loại phương tiện.
- Cần có ý thức giữ gìn vệ sinh và an toàn chung. Hạn chế tối đa va quẹt, gây hỏng hóc, ảnh hưởng đến tài sản của người khác.
- Khi mất thẻ cần phải khai báo với bảo vệ để kịp thời xử lý. Khách phải chịu chi phí đền bù khi làm mất thẻ.
Tùy vào cụ thể tình hình máy móc quản lý và cách thức vận hành của tòa nhà chung cư mà chủ đầu tư có thể điều chỉnh hoặc bổ sung thêm các quy định cần thiết. Khi xây dựng hoàn thiện hệ thống quy định, chủ đầu tư cần thông tin tới dân cư và hướng dẫn cư dân nếu cần.
3.4. Xây dựng quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư
Để việc quản lý bãi xe chung cư an toàn và hiệu quả, chủ đầu tư cũng như ban quản lý tòa nhà cần xây dựng rõ quy trình kiểm soát phương tiện ra vào chung cư. Để có hình dung cụ thể, bạn có thể tham khảo quy trình mà Pan Services đang triển khai trên các hệ thống của mình:
Quy trình kiểm soát xe ô tô ra vào:
- Phương tiện oto ra vào bãi xe cần đi qua cổng chính dành cho ô tô.
- Khi dừng tại máy quét, cần tắt đèn xe để không ảnh hưởng đến quá trình quét và lưu thông tin.
- Nhân viên bảo vệ phát vé cho tài xế và quét thông tin xe. Khi xe ra bãi, nhân viên bảo vệ cần thu lại vé và check lại thông tin. Nếu trùng khớp mới để xe rời bãi.
- Nhân viên bảo vệ cần kiểm tra chặt chẽ tình trạng phương tiện. Trong trường hợp xe vượt quá tải trọng, chiều cao xe vượt quá chiều cao quy định của hầm gửi, phương tiện bị chảy xăng nhớt, hoặc vận chuyển các chất cháy nổ… thì từ chối tiếp nhận.
- Nhân viên bảo vệ hướng dẫn xe đỗ đúng vị trí và khu vực quy định.
Quy trình kiểm soát xe ô tô chở hàng, vận chuyển ra vào chung cư:
Khác với các xe ô tô chở khách, các ôtô vận chuyển như xe tải, xe ba gác, xe công trình… ra vào tòa nhà sẽ được Pan Services kiểm tra và có quy trình nghiêm ngặt hơn.
- Các ôtô vận chuyển khi vào tòa nhà chung cư phải dừng trước cổng chính.
- Khi vào tòa nhà, tài xế cần đến phòng bảo vệ để tiến hành các thủ tục đăng ký với nhân viên bảo vệ theo quy định, ghi tên và thông tin vào sổ xe ra vào. Sau đó nhận thẻ xe cùng đồ bảo hộ lao động (nếu có). Một số trường hợp đặc biệt cần có chủ nhà, đơn vị chủ quản trực tiếp làm thủ tục và ra đón xe vào.
- Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký, nhân viên bảo vệ sẽ tiến hành kiểm tra chặt chẽ tình trạng xe gồm gầm xe, hai bên thành, thùng xe, cabin… nhằm ngăn chặn các tình huống xấu cố tai nạn giao thông, phương tiện bị chảy xăng nhớt, vận chuyển chất cấm, chất cháy nổ… Đồng thời, việc này còn góp phần ngăn chặn các hành vi gian lận, cất giấu tài sản trái phép của đơn vị chủ quản. Từ đó đảm bảo an toàn cho bãi xe và cư dân.
- Trong trường hợp ôtô vận chuyển có chiều cao vượt quá trần hầm, vượt quá tải trọng hoặc vi phạm bất cứ dấu hiệu nguy hiểm nào, nhân viên bảo vệ sẽ từ chối cho xe vào bãi.
- Khi kiểm tra đầy đủ giấy tờ và đảm bảo tình trạng xe an toàn, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn phương tiện vào bãi xe chung cư, đậu đúng nơi quy định. Trong quá trình xe lưu bãi, Pan Services Hà Nội sẽ sắp xếp nhân viên bảo vệ tòa nhà tiếp tục theo dõi giám sát và hỗ trợ.
- Khi xe vận chuyển ra khỏi tòa nhà, bảo vệ sẽ thu lại thẻ xe và đồ bảo hộ đã phát trước đó. Đồng thời trả lại các giấy tờ đã giữ của tài xế hoặc khách. Sau khi đảm bảo hoàn tất các thủ tục, nhân viên bảo vệ mới cho xe rời tòa nhà.
Quy trình kiểm soát xe 2 bánh ra vào chung cư:
- Phương tiện xe hai bánh vào bãi xe cần đi qua cổng chính dành cho loại xe máy.
- Khi dừng tại máy quét, chủ phương tiện cần tắt máy phương tiện để không ảnh hưởng đến quá trình quét và lưu thông tin.
- Nhân viên bảo vệ thực hiện công tác phát thẻ xe cho chủ phương tiện. Đồng thời tiến hành kiểm tra xe, đặc biệt lưu ý các vật dụng hoặc chất có nguy cơ gây cháy nổ.
- Khi đảm bảo phương tiện an toàn cho bãi xe chung cư và cư dân, nhân viên bảo vệ sẽ hướng dẫn chủ phương tiện đỗ đúng nơi quy định.
- Với chiều ra, phương tiện 2 bánh cũng cần dừng tại cổng chính. Nhân viên bảo vệ cần thu lại vé và check lại thông tin. Nếu trùng khớp mới để xe rời bãi.
- Nếu thông tin không trùng khớp với biển số xe, nhân viên bảo vệ cần giữ lại thẻ xe và phương tiện. Đồng thời mời người sử dụng xe lên văn phòng ban quản lý tòa nhà để tiến hành khai báo và xử lý kịp thời.
- Trong trường hợp bị mất thẻ xe, nhân viên bảo vệ cần hướng dẫn chủ xe hoàn tất các thủ tục khai báo, cam kết, lưu giữ lại thông tin cá nhân như CMND, ảnh chụp và thông tin liên lạc. Đồng thời cần thu phí theo quy định nếu có.
Xem thêm: Phương án quản lý vận hành chung cư HIỆU QUẢ và CHUYÊN NGHIỆP
3.5. Sử dụng hệ thống quản lý bãi xe chung cư chuyên nghiệp
Để tăng cường hiệu quả của công tác quản lý bãi xe chung cư, chủ đầu tư nên đầu tư vào hệ thống trang thiết bị. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều trang thiết bị máy móc cũng như phần mềm với những chức năng ưu việt, giúp quá trình giám sát, vận hành bãi xe chung cư trở nên chuyên nghiệp và hệ thống.
- Hệ thống camera: Chủ đầu tư có thể sử dụng hệ thống camera biển số, nhằm ghi lại hình ảnh chủ phương tiện và biển số xe khi ra vào bãi xe. Ngoài ra, trong trường hợp bãi xe rộng, lượt phương tiện ra vào nhiều, bạn có thể đầu tư thêm hệ thống camera toàn cảnh để theo dõi quá trình sử dụng và hoạt động của cư dân tại bãi đỗ.
- Các phần mềm: Các phần mềm quản lý bãi xe hầu hết đều có các chức năng như:
- Quản lý danh sách phương tiện và chủ phương tiện đối với cư dân cố định.
- Quản lý tình trạng xe: còn hoặc hết hạn sử dụng.
- Hỗ trợ xuất thông tin thẻ xe khi cần tra cứu, giúp quá trình tìm kiếm nhanh chóng, thuận tiện
- Quản lý chi phí gửi xe của các phương tiện cố định.
- Quản lý và tự động tính chi phí gửi xe của các phương tiện vãng lai.
- Hỗ trợ khóa, hủy thông tin thẻ.
-
Các thiết bị khác: Ngoài ra, để hệ thống quản lý bài bản và chuyên nghiệp, chủ đầu tư có thể tính toán và bổ sung thêm các thiết bị cần thiết khác như:
- Hệ thống barie tự động (phù hợp với các bãi xe quy mô lớn từ 200 xe trở lên).
- Hệ thống cảm biến an toàn, đèn led điều khiển.
- Thẻ từ và đầu đọc thẻ. Đây là thiết bị thay thế cho việc sử dụng con người để ghi và phát vé xe truyền thống. Thẻ từ và đầu đọc thẻ sẽ xử lý và nhận diện thông tin phương tiện, chủ phương tiện và trả về trên hình ảnh của màn hình giám sát.
- Tủ chốt để bảo vệ có không gian ngồi và xử lý các thao tác nghiệp vụ.
Cách hệ thống công nghệ quản lý bãi xe chung cư vận hành:
- Khi có phương tiện di chuyển vào bãi xe, camera biển số sẽ quét hình ảnh người tài xế và biển số xe. Sau chuyển thông tin này tới phần mềm quản lý.
- Nhân viên bảo vệ, quét thẻ trống trên đầu đọc thẻ. Lúc này phần mềm quản lý sẽ thiết lập thông tin nhận được trên thẻ trống.
- Nhân viên bảo vệ đưa thẻ đã được thiết lập thông tin cho tài xế.
- Khi tài xế ra bãi xe, bảo vệ thu lại thẻ xe và đặt thẻ xe lên đầu đọc.
- Các thông tin được mã hóa trên thẻ sẽ được trả về trên màn hình giám sát. Phần mềm sẽ so sánh thông tin biển số, hình ảnh tài xế và tính toán phí gửi xe dựa vào chênh lệch thời gian.
- Nếu thông tin trùng khớp, bảo vệ sẽ thu tiền. Barie tự động mở để phương tiện rời bãi xe.
- Nếu thông tin không trùng khớp, bảo vệ sẽ giữ người và phương tiện lại để xử lý theo quy định.
Xem thêm: Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả, theo mô hình Win – Win
4. Sử dụng dịch vụ quản lý chung cư chuyên nghiệp với Pan Services Hà Nội
Pan Services hiện đang là một trong những đơn vị quản lý tòa nhà chung cư uy tín nhất tại Hà Nội. Trực thuộc tập đoàn Nihon Housing – tập đoàn quản lý bất động sản hàng đầu Nhật Bản nên Pan Services sở hữu cho mình những ưu thế vượt trội trong lĩnh vực quản lý tòa nhà.
Sở hữu đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, hệ thống công nghệ tiên tiến hiện đại cũng như quy trình làm việc chuyên nghiệp chuẩn Nhật đã giúp Pan Services nâng tầm chất lượng và dịch vụ của mình.
Bằng cách áp dụng quản lý bằng phần mềm HomeID tân tiến, Pan Services đã và đang xây dựng các quy trình quản lý chung cư cho nhiều đối tác lớn, trong đó bao gồm cả quy trình quản lý bãi xe chung cư.
Mỗi chung cư hay tòa nhà lại có những đặc điểm về diện tích và số lượng xe ra vào khá nhau. Nắm bắt được điều đó, Pan Services đều linh động ứng biến và điều chỉnh các quy trình quản lý của mình sao cho phù hợp, đáp ứng các yêu cầu của chủ đầu tư. Hãy liên hệ ngay với Pan Services để được tư vấn hỗ trợ xây dựng một quy trình vận hành và quản lý bãi xe chung cư hoàn hảo ngay hôm nay.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: 0243 934 5199
- Hotline: 0866 95 11 95
- Email: hanoi@panservices.vn
- Website: https://panservices-hanoi.vn/
