Quy trình quản lý trung tâm thương mại HIỆU QUẢ từ Pan Services Hà Nội

Quy trình quản lý trung tâm thương mại sẽ giúp ban quản lý vận hành TTTM một cách hiệu quả và dễ dàng hơn. Bạn hãy cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu cụ thể quy trình quản lý trung tâm thương mại hiệu quả qua bài viết sau.

1. Quy trình an ninh trung tâm thương mại

Trung tâm thương mại là nơi có lượng người ra vào trung tâm rất lớn. Do đó, quy trình an ninh cũng cần được xây dựng chặt chẽ nhằm giúp đảm bảo quyền lợi và sự an toàn cho các khách hàng.

1.1. Quy trình xử lý khi có người bị nạn

Khi gặp tình huống có người bị nạn tại trung tâm thương mại, bạn có thể thực hiện theo các bước quy trình sau:

  • Bước 1 – Xử lý thông tin: Bạn cần xác định nơi xảy ra tai nạn; xác định đối tượng bị tai nạn và xác định mức độ nghiêm trọng
  • Bước 2 – Báo cáo chỉ huy
  • Bước 3 – Yêu cầu lực lượng cứu nạn tại chỗ
  • Bước 4 – Gọi đơn vị cứu thương 115
  • Bước 5 – Tổ chức bảo vệ hiện trường phục vụ điều tra
  • Bước 6 – Tổ chức tăng cường bảo vệ chống kẻ gian lợi dụng
  • Bước 7 – Lập biên bản sự việc
  • Bước 8 – Xác định trách nhiệm
  • Bước 9 – Khắc phục hậu quả
  • Bước 10 – Tổng hợp, báo cáo tình hình
Khi có người bị nạn tại trung tâm, nếu cần thiết, bạn hãy nhanh chóng gọi cứu thương 115
Khi có người bị nạn tại trung tâm, nếu cần thiết, bạn hãy nhanh chóng gọi cứu thương 115

1.2. Quy trình giao ca

Khi lực lượng bảo vệ trung tâm thương mại của bạn giao ca, bạn có thể yêu cầu lực lượng bảo vệ tập trung trước ca trực 15 phút và thực hiện theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Tập trung và điểm danh
  • Bước 2 – Kiểm tra trang phục, thẻ tên, hơi rượu…
  • Bước 3 – Thông báo các quyết định khen thưởng, kỷ luật, nhắc nhở các sai phạm của nhân viên, các sai phạm của ca làm việc trước
  • Bước 4 – Phổ biến kế hoạch, nhiệm vụ của ca trực
  • Bước 5 – Phân công nhân viên thực hiện nhiệm vụ tại các vị trí cụ thể
  • Bước 6 – Tiến hành xếp hàng dọc và di chuyển đến từng vị trí giao ca và bàn giao công cụ hỗ trợ
  • Bước 7 – Báo cáo số lượng bảo vệ, tình hình an ninh ca trực trước cho ban quản lý trung tâm

1.3. Quy trình xử lý khi khách báo mất trộm

Khi trung tâm thương mại gặp trường hợp báo mất trộm, bạn có thể xử lý theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Tiếp nhận thông tin và khẩn trương xác minh thông tin: Ở bước này, bạn sẽ cần ghi nhận thông tin mất tài sản, giờ nhận tin, người báo tin và phát hiện, địa chỉ lại lịch ngắn gọn của người báo tin, lý do vì sao lại phát hiện ra. Tiếp theo, bạn cần kiểm tra tính xác thực của thông tin.
  • Bước 2 – Điều tra sơ bộ ban đầu: Bạn cần tiến hành bảo vệ hiện trường, đồng thời tiến tìm hiểu một số thông tin như:
    • Tài sản , hàng hóa bị mất là gì?
    • Chủng loại, quy cách?
    • Bao bì, nhãn mác, kích thước ?
    • Số lượng bị mất là bao nhiêu?
    • Cơ sở để xác định mất tài sản?
    • Hóa đơn, chứng từ tài sản, hàng hóa bị mất
    • Thời gian phát hiện mất tài sản?
    • Thời gian mất tài sản thuộc ca trực của nhóm bảo vệ nào?
    • Những ai phát hiện ra việc mất tài sản đầu tiên?
  • Bước 3 – Lập báo cáo đột xuất gửi ban quản lý trung tâm thương mại: Bạn cần lập báo cáo bao gồm đầy đủ nội dung thông tin đã thu thập ở trên để báo cáo nhanh cho ban quản lý trung tâm. Sau đó, mời cơ quan Công an vào khám nghiệm hiện trường và điều tra. Nếu ban quản lý trung tâm không mời cơ quan điều tra thì phải tự khám nghiệm hiện trường, điều tra thu thập tài liệu, chứng cứ để giải trình, thông tin với khách hàng.
Để điều tra sơ bộ ban đầu vụ việc mất trộm, bạn nên lưu ý thực hiện bảo vệ hiện trường
Để điều tra sơ bộ ban đầu vụ việc mất trộm, bạn nên lưu ý thực hiện bảo vệ hiện trường

1.4. Quy trình phòng cháy chữa cháy (PCCC)

Việc thực hiện PCCC tại trung tâm thương mại có thể thực hiện theo quy trình sau:

Quy trình phòng cháy:

  • Tuyên truyền giáo dục đội ngũ nhân viên trung tâm thương mại về PCCC
  • Thiết lập đội PCCC tại trung tâm
  • Tiến hành tập huấn
  • Xác định những khu vực dễ cháy
  • Kiểm tra trang thiết bị PCCC
  • Xây dựng nội quy PCCC
  • Tăng cường tuần tra, dự phòng tình huống cháy nổ
  • Yêu cầu tất cả các cửa hàng, khách hàng cần tuân thủ quy định PCCC

Quy trình chữa cháy:

  • Tiếp nhận và xác định tính chính xác của thông tin đám cháy xảy ra trong trung tâm thương mại
  • Phân công đội PCCC thực hiện nhiệm vụ
  • Bảo vệ hiện trường và lập báo cáo về vụ cháy
Tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy hiệu quả, bảo vệ người và tài sản TTTM
Tổ chức công tác phòng cháy chữa cháy hiệu quả, bảo vệ người và tài sản TTTM

2. Quy trình vệ sinh TTTM

Đảm bảo vệ sinh trung tâm thương mại sạch sẽ, ngăn nắp, đúng quy trình chuyên nghiệp sẽ góp phần giúp xây dựng hình ảnh tích cực, thẩm mỹ về trung tâm, đảm bảo sức khỏe cho các thương nhân, khách hàng đến với trung tâm.

2.1. Quy trình làm sạch thang máy

Để làm sạch thang máy, bạn có thể tiến hành theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Chuẩn bị hóa chất, dụng cụ và chuyển đến nơi làm việc
  • Bước 2 – Đặt biển cảnh cáo làm sạch và báo bộ phận kỹ thuật trung tâm thương mại mở chế độ thang ưu tiên (nếu cần)
  • Bước 3 – Xử lý bụi bằng cách dùng đầu mop ẩm 40cm sợi mịn để lau ẩm bề mặt thang máy
  • Bước 4 – Pha dung dịch hóa chất Cif theo tỷ lệ 1:10, với 100ml hóa chất pha với 1 lít nước
  • Bước 5 – Nhúng bông chà vào xô hóa chất đã pha và chà lên bề mặt làm sạch theo hình xoắn ốc
  • Bước 6 – Dùng pad mềm (mặt vàng) để chà bề mặt cửa thang máy theo đường dọc. Đường chà sau đè lên ⅓ đường chà đằng trước.
  • Bước 7 – Dùng tay gạt chữ T để gạt nước bề mặt làm sạch
  • Bước 8 – Dùng khăn khô lau các vệt nước còn đọng trên bề mặt thang máy
Trước khi bắt đầu vệ sinh thang máy, nhân viên cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ, trang thiết bị
Trước khi bắt đầu vệ sinh thang máy, nhân viên cần chuẩn bị đầy đủ dụng cụ, trang thiết bị

2.2. Quy trình lau sạch gương kính

Để lau sạch gương kính tại trung tâm thương mại, bạn có thể thực hiện các bước theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Chuẩn bị hóa chất, dụng cụ chuyên dụng, phù hợp để lau kính
  • Bước 2 – Xịt hóa chất lau kính lên mặt kính hoặc dùng cây bông quét hóa chất lên mặt kính
  • Bước 3 – Dùng cây gạt kính gạt nước và hóa chất cho khô ráo
  • Bước 4 – Dùng khăn khô lau sạch nước bám ở mép và khung kính
  • Bước 5 – Kiểm tra xem còn vết bẩn, vết nước hay không và thu dọn đồ đạc, dụng cụ vệ sinh mặt kính

2.3. Quy trình làm sạch nhà vệ sinh

Để làm sạch nhà vệ sinh của trung tâm thương mại, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

  • Bước 1 – Chuẩn bị công cụ, dụng cụ phù hợp để làm sạch nhà vệ sinh
  • Bước 2 – Gõ cửa, treo biển đang dọn nhà vệ sinh
  • Bước 3 – Xịt hóa chất vào lòng bồn cầu, bồn tiểu
  • Bước 4 – Dùng khăn lau vách ngăn, gờ cửa, cánh cửa, các thiết bị gắn trên tường
  • Bước 5 – Thu gom rác, quét sàn, thay túi rác nếu cần thiết
  • Bước 6 – Dùng pad đỏ hoặc xanh chà sạch lòng bồn cầu, bồn tiểu, dùng khăn màu hồng lau sạch bên ngoài bồn cầu và mặt ngoài thùng đựng rác
  • Bước 7 – Đổ nước lỗ thoát sàn và chà sạch nếu bẩn
  • Bước 8 – Lau sạch gương, dùng pad trắng chà sạch lavabo chậu rửa tay
  • Bước 9 – Bổ sung giấy vệ sinh và nước rửa tay, viên khử mùi nếu cần.
  • Bước 10 – Xịt hóa chất khử mùi vào góc khuất nhà vệ sinh
  • Bước 11 – Lau sàn bằng gậy lau ướt sau đó lau khô lại
  • Bước 12 – Kiểm tra chất lượng vệ sinh tổng thể
  • Bước 13 – Ký check toilet
  • Bước 14 – Thu gom công cụ, dụng cụ vệ sinh
Nhà vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp gia tăng trải nghiệm thoải mái cho khách hàng đến với trung tâm thương mại của bạn
Nhà vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp gia tăng trải nghiệm thoải mái cho khách hàng đến với trung tâm thương mại của bạn

2.4. Quy trình thu gom rác

Để thu gom rác tại trung tâm thương mại, bạn có thể thực hiện theo quy trình 4 bước sau:

  • Bước 1 – Thu gom:
    • Bạn tiến hành tập kết tất cả rác thải về nhà rác
    • Xả rác từ họng rác tòa nhà ra để thu gom
  • Bước 2 – Tập kết: Bạn chất rác lên các xe rác tại nhà rác
  • Bước 3 – Vận chuyển: Bạn tiến hành vận chuyển xe rác đến điểm tập kết quy định
  • Bước 4 – Vệ sinh:
    • Vệ sinh toàn bộ thùng rác
    • Vệ sinh họng rác tòa nhà
  • Bước 5 – Khử khuẩn: Bạn tiến hành phun thuốc cloramin B để khử khuẩn cho thùng rác, họng rác

3. Quy trình bảo dưỡng – sửa chữa kỹ thuật

Hệ thống, thiết bị kỹ thuật được bảo dưỡng, sửa chữa kịp thời sẽ giúp trung tâm thương mại của bạn vận hành thông suốt, giảm thiểu tối đa các tình huống trục trặc phát sinh.

3.1. Quy trình giao ca

  • Bước 1 – Ca bàn giao tiến hành ghi chép toàn bộ các thông tin công việc cần bàn giao cho ca sau và ký vào phần người bàn giao
  • Bước 2 – Ca tiếp nhận đọc sổ giao ca và hỏi rõ thông tin các công việc ca trước bàn giao lại để tiếp tục điều phối thực hiện công việc
  • Bước 3 – Ca tiếp nhận thực hiện công việc theo kế hoạch vận hành chi tiết và nội dung ca trước bàn giao
  • Bước 4 – Ca tiếp nhận ghi chép toàn bộ hoạt động của bộ phận kỹ thuật vào sổ nhật ký vận hành
  • Bước 5 – Tiến hành bàn giao công việc cho ca sau. Các ca bàn giao cho nhau lặp lại theo quy trình khép kín.

3.2. Quy trình phối hợp sửa chữa tại trung tâm thương mại

Để phối hợp sửa chữa tại trung tâm thương mại, bạn có thể thực hiện theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Kiểm tra, phát hiện, ngăn chặn thiệt hại để báo cáo ban quản lý trung tâm thương mại và đề xuất phương án phối hợp sửa chữa
  • Bước 2 – Ban quản lý trung tâm tiếp nhận và xem xét thông tin
    • Trường hợp 1: ban quản lý tiến hành phối hợp khảo sát hiện trường, xem xét và thảo luận vấn đề để quyết định hướng xử lý
    • Trường hợp 2: ban quản lý không phê duyệt phương án đề xuất thì bạn cần thực hiện lại bước 1
  • Bước 3 – Trình chi phí, phương án và kế hoạch thi công
  • Bước 4 – Phê duyệt chi phí, phương án và kế hoạch thi công
    • Bàn giao mặt bằng, giám sát đảm bảo nhà thầu tuân thủ các nội quy, quy định của tòa nhà, đảm bảo thực hiện đúng phương án và kế hoạch thi công theo tiến độ và chất lượng
    • Giám sát đảm bảo chất lượng, tiến độ công việc của nhà thầu
    • Phối hợp với chủ đầu tư và ban quản lý trung tâm để hỗ trợ, giám sát và chăm sóc các khách hàng của trung tâm thương mại
    • Đăng ký thi công với ban quản lý, thực hiện công việc và cập nhật báo cáo tiến độ cho chủ đầu tư và ban quản lý trung tâm thương mại
  • Bước 5 – Báo cáo hoàn thành công việc và đề nghị ban quản lý tòa nhà nghiệm thu việc sửa chữa
    • Làm việc với các bên để xác định và giải quyết thiệt hại với các khách hàng nếu khách hàng của trung tâm bị ảnh hưởng do quá trình thi công
    • Nghiệm thu chất lượng, phê duyệt quyết toán của nhà thầu thi công
    • Nghiệm thu mặt bằng thi công và các vị trí lân cận chịu ảnh hưởng của quá trình thi công
  • Bước 6 – Tập hợp và lưu trữ hồ sơ sự việc
Để đảm bảo cảnh quan tổng thể thẩm mỹ, trung tâm thương mại cần thường xuyên rà soát sửa chữa, bảo trì các hạng mục công trình
Để đảm bảo cảnh quan tổng thể thẩm mỹ, trung tâm thương mại cần thường xuyên rà soát sửa chữa, bảo trì các hạng mục công trình

3.3. Quy trình xử lý kỹ thuật khi mất điện

Khi xảy ra tình trạng mất điện tại trung tâm thương mại, bạn có thể xử lý theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Kỹ thuật điều phối sẽ tiếp nhận thông tin và điều động nhân viên kỹ thuật xử lý sự cố
  • Bước 2 – Nhân viên kỹ thuật thực hiện sẽ xác định, đánh giá sự cố thuộc dạng nào. Trường hợp 1: mất điện cục bộ một số vị trí. Trường hợp 2: mất điện toàn bộ trung tâm thương mại, chỉ các tải ưu tiên có điện
  • Bước 3 – Nhân viên sẽ tiến hành:
    • TH1: mất điện cục bộ sẽ cần kiểm tra tủ nguồn cấp nhánh DP để phát hiện bất thường và xử lý. Sau đó, kiểm tra tủ phân phối trực tiếp và các thiết bị để phát hiện bất thường và xử lý.
    • TH2: mất điện toàn bộ trung tâm sẽ cần kiểm tra tủ hạ thế tổng MDB. Trường hợp bình thường cần liên hệ với đơn vị cấp phát điện để báo mất điện, nắm bắt thông tin, kế hoạch khắc phục. Trường hợp bất thường, nếu ACB trip OFF tất cả các phụ tải CB sau đó ON ACB và lần lượt đóng từng CB cách nhau 5s để xác định nguyên nhân và cách khắc phục
  • Bước 4 – Sau khi tiến hành xử lý sự cố, nhân viên kỹ thuật sẽ cần chuyển thông tin cho kỹ thuật điều phối và báo cáo tình trạng cho ban quản lý trung tâm thương mại
  • Bước 5 – Kỹ thuật điều phối sẽ cần cập nhật thông tin vào nhật ký vận hành để báo cáo ban quản lý trung tâm thương mại và lưu trữ thông tin

3.4. Quy trình bảo trì điều hoà

Để tiến hành bảo trì điều hòa tại trung tâm thương mại, bạn có thể thực hiện theo quy trình sau:

  • Bước 1 – Kiểm tra tổng thể và ghi nhận tình trạng điều hòa: kiểm tra sơ bộ nguồn điện, điều khiển từ xa, dàn lạnh, dàn nóng, đường ga, đường nước ngưng
  • Bước 2 – Vệ sinh dàn lạnh
  • Bước 3 – vệ sinh dàn nóng
  • Bước 4 – Kiểm tra chi tiết các bộ phận: dàn lạnh, dàn nóng, đường dẫn môi chất và đường nước ngưng
  • Bước 5 – Thu thập thông số kỹ thuật
  • Bước 6 – Vệ sinh khu vực thi công
  • Bước 7 – Lập báo cáo bảo trì gửi ban quản lý trung tâm thương mại

4. Quy trình chăm sóc khách hàng TTTM

Khách hàng sẽ ghé thăm trung tâm của bạn nhiều hơn nếu bạn xây dựng được quy trình chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, đảm bảo được quyền lợi của khách hàng.

4.1. Quy trình tiếp nhận yêu cầu của khách hàng

Khi trung tâm thương mại tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, bạn có thể xử lý theo quy trình các bước như sau:

  • Bước 1 – Khách hàng đưa ra yêu cầu
  • Bước 2 – Nhân viên CSKH tiếp nhận yêu cầu và phân loại thông tin, chuyển bộ phận liên quan giải quyết
  • Bước 3 – Các bộ phận liên quan tìm nguyên nhân, xử lý yêu cầu của khách hàng và báo cáo Trưởng bộ phận, thông tin bộ phận CSKH
  • Bước 4 – Bộ phận CSKH cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý
  • Bước 5 – Bộ phận CSKH từ vấn giải pháp, thông tin lại khách hàng về tiến độ, kết quả xử lý yêu cầu
Nhân viên CSKH có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và chuyển tiếp yêu cầu của khách hàng đến các bộ phận liên quan
Nhân viên CSKH có trách nhiệm tiếp nhận, phân loại và chuyển tiếp yêu cầu của khách hàng đến các bộ phận liên quan

4.2. Quy trình đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng

Để thực hiện quy trình đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

  • Bước 1 – Thu thập thông tin: Nhân viên CSKH thu thập các thông tin cần thiết để đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng. Các thông tin ghi nhận có thể bao gồm: an ninh an toàn, chất lượng vệ sinh, tư vấn kỹ thuật, thủ tục hành chính, dịch vụ chăm sóc khách hàng, tinh thần, thái độ phục vụ của CBNV, góp ý về chất lượng dịch vụ
  • Bước 2 – Xác định phương án đánh giá: Nhân viên CSKH trên cơ sở thói quen, nhu cầu, hành vi của khách hàng sẽ đề xuất ban quản lý trung tâm thương mại tiến hành phương pháp đánh giá theo hình thức nào để phù hợp nhất
  • Bước 3 – Thực hiện đánh giá: Nhân viên CSKH sẽ tiến hành thực hiện đánh giá theo hình thức trực tuyến, trực tiếp, viết phiếu đánh giá, chấm điểm, gửi thư phản hồi hay các hình thức cụ thể khác…
  • Bước 4 – Tổng hợp số liệu: Nhân viên CSKH sẽ tổng hợp các số liệu, ý kiến khách hàng để có bản đánh giá tổng thể về mức độ hài lòng của khách hàng. Bản đánh giá nên có những thông tin, giải đáp được những điểm như sau:
    • Mức tăng giảm % thoả mãn của yếu tố so với lần trước
    • Mức thỏa mãn trung bình so với lần trước. Nếu mức giảm, lý do vì sao?
    • Có yếu tố nào hoặc một khách hàng nào cho điểm dưới 3, lý do là gì?
    • Trong các yếu tố, yếu tố nào có điểm trung bình thấp nhất? Lý do vì sao?
    • Các biện pháp khắc phục, phòng ngừa, cải tiến là gì?
  • Bước 5 – Xây dựng giải pháp khắc phục: Trên cơ sở bản báo cáo, đánh giá tổng thể, ban quản lý trung tâm thương mại cần lên phương án hành động, kế hoạch, giải pháp để khắc phục các điểm hạn chế hiện tại
  • Bước 6 – Thực hiện giải pháp: Các bộ phận liên quan có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch, giải pháp cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng đã được ban quản lý trung tâm phê duyệt. Bộ phận CSKH có trách nhiệm thay mặt ban quản lý giám sát việc thực hiện kế hoạch.
  • Bước 7 – Báo cáo: Sau một chu kỳ thực hiện kế hoạch, Bộ phận CSKH sẽ báo cáo ban quản lý trung tâm về kết quả đạt được trong chu kỳ công việc vừa qua và tiếp tục lên phương án tối ưu hóa công việc
Hình thức thu nhận ý kiến phù hợp sẽ giúp khách hàng dễ dàng chia sẻ thông tin, ý kiến của mình hơn
Hình thức thu nhận ý kiến phù hợp sẽ giúp khách hàng dễ dàng chia sẻ thông tin, ý kiến của mình hơn

4.3. Quy trình quản lý nhà thầu

Trung tâm thương mại của bạn có thể có rất nhiều nhà thầu khác nhau tiến hành sửa chữa, xây dựng, nâng cấp các hạng mục công trình. Để quản lý tốt các nhà thầu, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

  • Bước 1 – Nhà thầu trình bản đăng ký nhà thầu, sơ đồ khu vực sửa chữa, nâng cấp, phương án thi công
  • Bước 2 – Nhân viên kỹ thuật giải thích nội quy và quy định của trung tâm thương mại cho nhà thầu và tiến hành kiểm tra sơ đồ khu vực sửa chữa, nâng cấp
  • Bước 3 – Ban quản lý trung tâm thương mại xem xét đăng ký của nhà thầu.
  • Bước 4 – Nhà thầu tiến hành sửa chữa, nâng cấp cần đăng ký danh sách nhân viên, danh sách dụng cụ mang ra, vào trung tâm hàng ngày
  • Bước 5 – Nhân viên kỹ thuật tiến hành kiểm tra khu vực sửa chữa, nâng cấp và đánh giá những ảnh hưởng của việc sửa chữa, nâng cấp tới khu vực chung.
  • Bước 6 – Khi hoàn thành xong công việc, nhà thầu phải thu dọn sạch khu vực sửa chữa, nâng cấp
  • Bước 7 – Nhân viên kỹ thuật kiểm tra khu vực sửa chữa, nâng cấp và tiến hành báo cáo ban quản lý trung tâm thương mại. Trường hợp việc sửa chữa, nâng cấp của nhà thầu gây ảnh hưởng tới khu vực chung sẽ phải yêu cầu đền bù, khắc phục
  • Bước 8 – Nhà thầu và nhân viên kỹ thuật phối hợp hoàn tất các báo cáo và nghiệm thu để gửi ban quản lý trung tâm thương mại

4.4. Quy trình xử lý đồ thất lạc tại TTTM

Khi trung tâm thương mại của bạn gặp tình huống khách hàng thất lạc đồ, bạn có thể xử lý tình huống với quy trình như sau:

  • Bước 1 – Xác nhận tình trạng tài sản của khách hàng: Khi trung tâm thương mại nhận được thông tin từ các bộ phận CSKH, an ninh, kỹ thuật… về việc khách hàng thất lạc đồ, bộ phận CSKH sẽ xác nhận tình trạng tài sản và làm phiếu xác nhận gồm các thông tin: ngày, giờ, số lượng/ tình trạng đồ…
  • Bước 2 – Xử lý: Trong trường hợp liên hệ được với khách hàng, ban quản lý trung tâm phối hợp với bộ phận an ninh:
    • Mời khách qua văn phòng BQL để làm việc
    • Xác nhận toàn bộ thông tin tài sản khách bị mất
    • Đối chiếu lại với thông tin xác nhận được trong biên bản Lost & Found
    • Nếu toàn bộ thông tin chính xác, làm thủ tục bàn giao lại cho khách
    • Lập biên bản giao nhận tài sản có chữ ký xác nhận của khách hàng, ban quản lý, bộ phận an ninh và đại diện bộ phận nhận được tài sản vào biên bản

5. Quy trình quản lý khách thuê gian hàng

Để quản lý khách thuê gian hàng, trung tâm thương mại một cách hiệu quả, bạn có thể thực hiện một số hoạt động, quy trình như sau:

  • Hỗ trợ và tư vấn khách thuê sắp xếp bảng hiệu và quảng cáo đảm bảo đúng tiêu chuẩn chung của trung tâm thương mại. Điều này giúp đảm bảo tính thẩm mỹ, cảnh quan chung của trung tâm.
  • Quản lý và hỗ trợ các chương trình xúc tiến thương mại cho khách thuê: Ban quản lý nên tiến hành hỗ trợ các chương trình xúc tiến thương mại này một cách quy củ, có kiểm soát. Giúp khách hàng mở rộng, phát triển hoạt động kinh doanh, đạt được hiệu quả về hình ảnh và doanh thu cho cả khách thuê và trung tâm thương mại.
  • Báo cáo công tác thu phí và quản lý phí cho chủ đầu tư hàng tháng, hàng quý, hàng năm: Ban quản lý trung tâm thương mại định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm cần thực hiện hoạt động báo cáo công tác thu phí và quản lý phí cho chủ đầu tư. Điều này sẽ giúp chủ đầu tư nắm rõ được các hoạt động vận hành của trung tâm thương mại.
  • Phối hợp mua các khoản bảo hiểm khi có yêu cầu: Để trung tâm thương mại vận hành thông suốt, giảm thiểu các tình huống rủi ro, ban quản lý trung tâm cần phối hợp với các bên liên quan như đơn vị bán bảo hiểm… để tiến hành mua các khoản bảo hiểm cần thiết khi có yêu cầu.
  • Phối hợp với các chủ đầu tư và khách thuê giải quyết tranh chấp liên quan đến thuê gian hàng: Trong quá trình vận hành, trung tâm thương mại không tránh khỏi phát sinh những tranh chấp liên quan đến thuê gian hàng. Với những tình huống tranh chấp như vậy, ban quản lý trung tâm cần phối với với chủ đầu tư và khách thuê gian hàng tìm phương hướng giải quyết phù hợp.
Các chương trình xúc tiến thương mại được tổ chức chuyên nghiệp, quy củ và hấp dẫn sẽ giúp thu hút lượng lớn khách hàng đến với trung tâm thương mại
Các chương trình xúc tiến thương mại được tổ chức chuyên nghiệp, quy củ và hấp dẫn sẽ giúp thu hút lượng lớn khách hàng đến với trung tâm thương mại

Trên đây, bạn đã cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu về quy trình quản lý trung tâm thương mại. Về tổng quan, mỗi mô hình bất động sản, trung tâm thương mại khác nhau sẽ cần xây dựng những quy trình quản lý khác nhau nhằm giúp tối ưu hóa hoạt động của trung tâm. Tuy nhiên, dù trung tâm thương mại của bạn có mô hình hay hoạt động theo hình thức nào đi chăng nữa thì trung tâm cũng cần xây dựng quy trình hoạt động bài bản, chuyên nghiệp.

Nếu bạn cần thêm thông tin tư vấn hay muốn tìm hiểu sử dụng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại, bạn có thể liên hệ với Pan Services Hà Nội. Với mỗi loại hình bất động sản, các chủ sở hữu, ban quản lý đều có những yêu cầu khác nhau vì thế Pan Services Hà Nội luôn đưa ra những dịch vụ phù hợp, đáp ứng mọi mong muốn của khách hàng.

Pan Services Hà Nội - một trong những đơn vị quản lý bất động sản uy tín nhất hiện nay
Pan Services Hà Nội – một trong những đơn vị quản lý bất động sản uy tín nhất hiện nay

Đặc biệt, Pan Services Hà Nội là đơn vị quản lý bất động sản chuyên nghiệp, tích lũy kinh nghiệm quản lý và vận hành quy trình quản lý chuẩn Nhật Bản. Khi sử dụng dịch vụ quản lý trung tâm thương mại của Pan Services Hà Nội, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích trong xây dựng, vận hành, kiểm soát các quy trình của trung tâm thương mại. Hãy liên hệ với Pan Services Hà Nội ngay hôm nay để nhận được những tư vấn chính xác nhất.

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 5 / 5. Số vote: 1

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

0
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN