Quản lý kỹ thuật tòa nhà là cụm từ được rất nhiều người quan tâm, tuy nhiên chúng bao gồm những công việc gì, đơn vị nào cung cấp dịch vụ uy tín, chuyên nghiệp thì không phải ai cũng biết. Tham khảo bài viết dưới đây sẽ giúp cho bạn có cái nhìn đầy đủ, chi tiết nhất về quản lý kỹ thuật tòa nhà.
Nội dung bài viết
1. Quản lý kỹ thuật tòa nhà là gì?
Nhiều người đang hiểu chưa đúng, đồng nhất quản lý kỹ thuật và hoạt động bảo hành, bảo trì kỹ thuật là một, có các công việc giống nhau. Nhưng thực chất quản lý kỹ thuật tòa nhà khác với hoạt động bảo hành, bảo trì kỹ thuật.
- Quản lý kỹ thuật tòa nhà: Là công tác vận hành hệ thống kỹ thuật, cơ điện nhằm đảm bảo mọi hoạt động của tòa nhà được diễn ra hiệu quả, an toàn cho cư dân, khách hàng sinh sống và làm việc tại đây.
- Bảo hành, bảo trì kỹ thuật: Là những hoạt động kiểm tra, đánh giá mức độ chất lượng của máy móc thiết bị và tiến hành sửa chữa khi gặp trục trặc.
2. Tại sao cần sử dụng dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà?
Để tòa nhà được quản lý vận hành một cách xuyên suốt, các hệ thống kỹ thuật phải được kiểm tra thường xuyên, đảm bảo trạng thái tốt nhất, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình vận hành.
Hoạt động này không chỉ giúp cho hệ thống kỹ thuật tòa nhà luôn đảm bảo an toàn, tiết kiệm tối đa chi phí vận hành mà còn giúp quá trình bảo dưỡng định kỳ trở nên chuyên nghiệp, đảm bảo các lợi ích dưới đây:
- Đảm bảo tòa nhà hoạt động trơn tru, liên tục: Đây được xem là yếu tố cốt lõi, muốn làm được điều này, một dịch vụ tốt nhất phải nắm rõ được tình hình hoạt động, đưa ra được phương án khắc phục kịp thời khi xảy ra các vấn đề về điện nước, thang máy, ánh sáng đến vấn đề ngập lụt trong khu vực hầm để cư dân yên tâm làm việc và sinh sống.
- Đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà: Đơn vị quản lý kỹ thuật phải đảm bảo an ninh, an toàn cho tòa nhà, thường xuyên quan sát, kiểm tra các thiết bị như camera an ninh, hệ thống báo động, báo cháy, nếu phát hiện trục trặc tiến hành sửa chữa kịp thời đảm bảo diễn ra một cách tốt nhất, phát hiện và loại bỏ những sự cố không đáng có.
- Tiết kiệm chi phí vận hành tòa nhà: Mọi hoạt động của toà nhà được vận hành một cách trơn tru, an ninh an toàn, ít xảy ra các sự cố sẽ giảm thiểu chi phí sửa chữa khắc phục và thay mới.
- Gia tăng giá trị cho tòa nhà, chủ sở hữu và chủ đầu tư tòa nhà: Quản lý tốt kỹ thuật tòa nhà là tiền đề để gia tăng giá trị cho tòa nhà, chủ sở hữu và chủ đầu tư. Bởi khi quản lý quy củ và chuyên nghiệp sẽ giúp cho cơ sở vật chất tốt, hệ thống kỹ thuật đảm bảo, an ninh an toàn, nhờ đó tòa nhà được người dân đánh giá cao và thu hút nhiều khách hàng chú ý.
Xem thêm: Những điều cần biết về phí quản lý tòa nhà văn phòng
3. Công việc quản lý kỹ thuật tòa nhà
Hệ thống kỹ thuật tòa nhà bao gồm:
- Hệ thống điện
- Hệ thống cấp thoát nước
- Hệ thống thông tin liên lạc
- Hệ thống điều hòa không khí
- Hệ thống thang máy
- Hệ thống phòng cháy chữa cháy
- Hệ thống quạt thông gió
- Hệ thống chiếu sáng
- Hệ thống camera giám sát
- Hệ thống âm thanh công cộng
- Hệ thống khác
Các công việc quản lý hệ thống kỹ thuật gồm có:
3.1. Lập danh mục, hồ sơ, tiểu sử trang thiết bị
Việc đầu tiên trong công tác quản lý hệ thống kỹ thuật là tiến hành lập danh sách các thiết bị máy móc đang được sử dụng trong các bộ phận của tòa nhà. Đồng thời, đơn vị quản lý sẽ phân loại chúng thành từng danh mục và khi phát sinh những loại thiết bị mới cần cập nhật lại đầy đủ.
3.2. Vận hành hệ thống
Vận hành theo quy trình vận hành đối với từng hệ thống kỹ thuật cụ thể:
- Vận hành hệ thống điện
- Vận hành hệ thống cấp thoát nước
- Vận hành hệ thống thông tin liên lạc
- Vận hành hệ thống điều hòa không khí
- Vận hành hệ thống thang máy
- Vận hành hệ thống phòng cháy chữa cháy
Xem thêm: Quản lý năng lượng tòa nhà là gì? Quy trình quản lý năng lượng hiệu quả
3.3. Bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà
Bảo trì là việc kiểm tra việc vận hành của thiết bị xem có tốt không, thực hiện các hoạt động lau sạch, tra dầu mỡ… bên ngoài của thiết bị.
Bảo dưỡng là việc tháo tất cả các thành phần của thiết bị kỹ thuật ra, tiến hành vệ sinh, tra dầu…
Công tác bảo trì, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật tòa nhà thực hiện theo quy trình 6 bước cụ thể như sau:
Bước 1: Lập danh mục máy móc, thiết bị kỹ thuật
- Lên danh sách tất cả các thiết bị máy móc đang hoạt động trong tòa nhà.
- Đơn vị quản lý xem xét và phân loại các máy móc thiết bị trong danh mục về số lượng, chủng loại và tiến hành trình duyệt.
- Trường hợp cần bảo dưỡng, sửa chữa hoặc thay mới thiết bị cần được nhân viên kỹ thuật kê khai cập nhật vào danh sách hàng tháng.
Bước 2: Khảo sát hiện trạng của máy móc, thiết bị kỹ thuật
Dựa vào các thiết bị máy móc đang sử dụng và căn cứ tính năng, công năng của thiết bị chuyên dùng, Bộ phận kỹ thuật sẽ khảo sát các loại thiết bị, máy móc này để:
- Xác định tần suất bảo dưỡng, bảo trì…
- Xác định năng lực bảo trì: phải thuê đơn vị bảo trì bên ngoài hay bảo trì nội bộ có thể đáp ứng được.
Bước 3: Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng
- Sau khi nắm rõ về hiện trạng của các loại máy móc thiết bị, bộ phận quản lý kỹ thuật tòa nhà sẽ lên kế hoạch bảo trì bảo dưỡng cho từng trang thiết bị và trình duyệt.
- Nếu có phát sinh các loại thiết bị máy móc mới, bộ phận kỹ thuật có trách nhiệm cập nhật kế hoạch bảo trì và trình duyệt lại vào cuối mỗi tháng.
Bước 4: Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng
- Theo kế hoạch đã được phê duyệt, bộ phận quản lý kỹ thuật sẽ tiến hành chuẩn bị các loại vật tư sử dụng bảo trì, trường hợp thiếu tiến hành mua mới theo quy trình mua hàng.
- Trường hợp các loại bảo trì bảo dưỡng cần phải thuê dịch vụ bên ngoài, người phụ trách cần tìm hiểu và lựa chọn dịch vụ thuê ngoài uy tín, tiến hành ký hợp đồng và theo dõi quá trình thực hiện.
Bước 5: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng
- Hoàn thiện các bước trên, nhân viên quản lý kỹ thuật tòa nhà tiến hành bảo trì, bảo dưỡng theo kế hoạch đề ra.
- Những người được phân công chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần phải bám sát kế hoạch đã duyệt.
- Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng trước khi tiến hành cần liên hệ với bên sử dụng để thống nhất thời gian, địa điểm. Sau khi hoàn thành cần ký biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng và kiểm tra đầy đủ trước khi rời đi.
- Với trường hợp mời đơn vị bên ngoài đến bảo trì bảo dưỡng, nhân viên phụ trách cần theo dõi quá trình thực hiện. Sau khi xong, cần lập biên bản nghiệm thu về các hạng mục đã tiến hành thực hiện một cách đầy đủ.
Bước 6: Cập nhật hồ sơ
Thực hiện xong quá trình bảo trì, bảo dưỡng, để tiện lợi cho việc theo dõi, Tổ trưởng bảo trì sẽ thu thập và quản lý hồ sơ bao gồm:
- Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).
- Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.
3.4. Sửa chữa, thay thế
Trong quá trình quản lý kỹ thuật tòa nhà không tránh khỏi trường hợp cần phải sửa chữa, thay thế. Vì thế, công việc sửa chữa, thay thế là tất yếu, nhằm mục đích:
- Đảm bảo các thiết bị máy móc hư hỏng được sửa chữa kịp thời.
- Xác định trách nhiệm mỗi bên để tính toán nghĩa vụ bồi thường nếu có.
- Xác định thực trạng để làm căn cứ cho việc thanh toán dịch vụ sửa chữa ngoài.
- Nắm rõ tình hình và hướng dẫn các bước sửa chữa thiết bị máy móc tài sản trong công ty.
Công tác sửa chữa, thay thế được thực hiện theo quy trình gồm 6 bước tuần tự:
- Bước 1: Đưa ra thông tin hư hỏng
- Bước 2: Lập phiếu yêu cầu sửa chữa
- Bước 3: Xem xét thiết bị máy móc cụ thể
- Bước 4: Đề xuất phương án giải quyết
- Bước 5: Tiến hành sửa chữa máy móc, thiết bị
- Bước 6: Kiểm tra, nghiệm thu
Ngoài ra bạn có thể tìm hiểu thêm về: Quản lý cơ sở vật chất hạ tầng bất động sản
4. Dịch vụ quản lý kỹ thuật tòa nhà của Pan Services Hà Nội
Pan Services Hà Nội là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp kiểu Nhật, được rất nhiều khách hàng tin tưởng. Bởi:
4.1. Quy trình quản lý kỹ thuật tòa nhà chi tiết, cụ thể
Pan Services Hà Nội xây dựng và thực hiện việc quản lý kỹ thuật tòa nhà theo quy trình cụ thể, chi tiết đối với từng hạng mục, bao gồm:
- Quy trình kiểm tra sửa chữa
- Quy trình bảo dưỡng thiết bị PCCC
- Quy trình kiểm tra và vận hành máy phát điện
- Quy trình bảo dưỡng cơ sở hạ tầng
- Quy trình bảo dưỡng hệ thống cấp thoát nước
- Quy trình bảo dưỡng hệ thống điện
- Quy trình cứu hộ thang máy
- Quy trình bảo dưỡng hệ thống chống sét
- Quy trình bảo dưỡng hệ thống CCTV
4.2. Tiêu chuẩn quản lý kỹ thuật tòa nhà rõ ràng
Là một thành viên của công ty quản lý bất động sản số 1 Nhật Bản Nihon Housing, Pan Services Hà Nội luôn đặt ra những tiêu chuẩn quản lý kỹ thuật tòa nhà rõ ràng mang lại sự hài lòng nhất cho khách hàng, cụ thể:
- Đảm bảo hệ thống kỹ thuật trong ngoài nhà
- Đảm bảo mỹ quan an toàn điện
- Đảm bảo an toàn PCCC
- Đảo bảo cung cấp nước sạch 24/24
- Đảm bảo phê duyệt và giám sát thi công
4.3. Đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao và tận tình
Pan Services Hà Nội sở hữu đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao, chuyên nghiệp và nhiệt tình trong công việc. Nhân sự thường xuyên được đào tạo, tập huấn để nâng cao trình độ, hiệu suất, hiệu quả làm việc nhằm mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
4.4. Kinh nghiệm quản lý tòa nhà thực tiễn
Với uy tín và kinh nghiệm của mình, Pan Services Hà Nội nhận được sự tin tưởng của nhiều đơn vị, chủ tòa nhà. Hiện, Pan Services Hà Nội đang cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà cho dự án 6th Element – tổ hợp trung tâm thương mại, văn phòng và căn hộ cao cấp thuộc quận Tây Hồ, Hà Nội.
Nhờ triển khai nhiều dự án thực tế nên đội ngũ nhân sự Pan Services Hà Nội có kinh nghiệm quản lý tòa nhà hơn, nắm bắt tình hình và nhạy bén với mọi tình huống xảy ra hơn.
Hy vọng, những thông tin cung cấp trên đây sẽ giúp các quý khách hàng nắm rõ về quản lý kỹ thuật tòa nhà, quy trình và các công việc thực hiện. Quý khách hàng có nhu cầu nhận thêm tư vấn hoặc sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chuyên nghiệp hãy liên hệ Pan Services Hà Nội qua:
- Địa chỉ: Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: 0243 934 5199
- Hotline: 0866 95 11 95
- Email: hanoi@panservices.vn
- Website: https://panservices-hanoi.vn/
