Tham khảo quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà từ Pan Services Hà Nội

Quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà nếu được xây dựng phù hợp, chuẩn xác sẽ giúp chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà tối ưu hóa công tác quản lý cơ sở vật chất. Bạn hãy cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu, tham khảo quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà qua bài viết sau.

1. Quy trình lên kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà

Quy trình lên kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà là quá trình thiết lập các mục tiêu về cơ sở vật chất – kỹ thuật, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó.

Quy trình lên kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm các nội dung, các bước tiến hành như sau:

  • Xây dựng kế hoạch: Ban quản lý tòa nhà tiến hành xây dựng kế hoạch trang bị, bổ sung cơ sở vật chất – kỹ thuật để đáp ứng nhu cầu của cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà
  • Xây dựng các quy định: Tiếp theo, ban quản lý cần xây dựng các quy định, quy chế, quy trình quản lý, sử dụng, sửa chữa và bảo quản cơ sở vật chất – kỹ thuật nhằm đảm bảo việc quản lý cơ sở vật chất tòa nhà được thực hiện đúng theo quy định
  • Trình phê duyệt: sau khi xây dựng kế hoạch và các quy định sẽ cần trình duyệt lên ban quản trị, chủ đầu tư để kiểm tra, xem xét tổng thể kế hoạch quản lý cơ sở vật chất
  • Tiến hành phê duyệt: Ban quản trị, chủ đầu tư sau khi xem xét bản kế hoạch nếu nhận thấy kế hoạch chưa phù hợp sẽ yêu cầu ban quản lý cần sửa chữa, bổ sung, cập nhật kế hoạch để trình duyệt lại. Trường hợp kế hoạch đã phù hợp, ban quản trị, chủ đầu tư sẽ ký duyệt kế hoạch sơ bộ.
  • Áp dụng thử nghiệm: Nếu kế hoạch khi triển khai thử nghiệm phát sinh những điểm vướng mắc, bất cập thì ban quản lý sẽ báo cáo lên ban quản trị, chủ đầu tư để tiếp tục chỉnh sửa kế hoạch.
  • Chính thức ban hành: Sau thời gian áp dụng thử nghiệm kế hoạch, ban quản lý tòa nhà sẽ chính thức ban hành quy trình, kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà và thông báo rộng rãi tới toàn bộ cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà.
quy trình lên kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm nhiều công đoạn khác nhau
Để xây dựng, lên kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà cần thực hiện qua nhiều bước khác nhau

2. Quy trình kiểm tra việc quản lý cơ sở vật chất tòa nhà

Khi đã ban hành kế hoạch quản lý cơ sở vật chất tòa nhà, ban quản lý cũng cần thường xuyên, định kỳ tiến hành kiểm tra quy trình có đang được thực đúng, đủ, đảm bảo đạt được mục tiêu hay không. Ban quản lý có thể thực hiện theo quy trình kiểm tra như sau:

  • Kiểm tra theo các mục tiêu: nhằm đảm bảo thực tế thực hiện quản lý đúng theo mục tiêu kế hoạch quản lý cơ sở vật chất đã đề ra từ ban đầu.
  • Xây dựng quy chuẩn kiểm tra: Việc có quy trình kiểm tra cụ thể, phù hợp sẽ giúp bạn kiểm tra, rà soát nhanh chóng, dễ dàng, hạn chế các thiết sót phát sinh.
  • So sánh với quy chuẩn: Bạn hãy tiến hành đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với quy chuẩn. Điều này sẽ giúp việc đánh giá khách quan, cụ thể, trung thực và hạn chế được yếu tố cảm tính khi đánh giá.
  • Điều chỉnh hoạt động quản lý: Trong quá trình đánh giá, nếu bạn thấy có phát sinh vướng mắc, bất cập trong quản lý, bạn hãy tiến hành điều chỉnh hoạt động quản lý. Hoặc trong trường hợp cần thiết, bạn có thể điều chỉnh lại mục tiêu quản lý để phù hợp hơn với thực tế.
  • Kiểm tra định kỳ: có thông báo trước cho người bị kiểm tra, nhằm mục đích vừa đánh giá vừa rút kinh nghiệm việc sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật.
  • Kiểm tra đột xuất: nhằm mục đích đánh giá mức độ đều đặn, nề nếp ổn định của việc sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật. Kết quả của việc kiểm tra đột xuất sẽ dùng để kịp thời uốn nắn sửa chữa những mặt còn hạn chế trong công tác thực hiện.
kiểm tra cơ sở vật chất tòa nhà
Quy trình kiểm tra sẽ giúp ban quản lý kiểm soát được tình trạng thực tế của cơ sở vật chất

3. Quy trình huỷ tài sản, cơ sở vật chất của toà nhà

Trong quá trình vận hành, quản lý tòa nhà sẽ có những trường hợp bạn cần hủy tài sản, cơ sở vật chất. Công việc này có thể thực hiện theo quy trình như sau:

  • Ban quản lý tòa nhà tiến hành tổng hợp danh sách tài sản đề nghị huỷ kèm với nguyên nhân cần hủy.
  • Sau đó, ban quản lý gửi tờ trình xin hủy tài sản lên ban quản trị, chủ đầu tư phê duyệt việc hủy tài sản theo danh sách.
  • Sau khi được phê duyệt, ban quản lý lưu trữ biên bản huỷ tài sản và cập nhật dữ liệu trên hệ thống quản lý.

4. Quy trình sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà

Khi cần sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà, bạn có thể tiến hành theo quy trình sau:

  • Ban quản lý tổng hợp danh sách tài sản cần sửa chữa, thay thế, bảo trì kèm nguyên nhân dẫn đến việc cần sửa chữa, thay thế, bảo trì.
  • Ban quản lý tiến hành kiểm tra, đánh giá mức độ hư hỏng của tài sản, trang thiết bị. Trường hợp hư hỏng nhẹ, ban quản lý sẽ tiến hành sửa chữa hoặc thay linh kiện. Trường hợp hư hỏng nặng, ban quản lý sẽ tiến hành thay thế.
  • Ban quản lý gửi tờ trình xin sửa chữa, thay thế, bảo trì tài sản lên ban quản trị, chủ đầu tư phê duyệt.
  • Sau khi được ban quản trị, chủ đầu tư phê duyệt, ban quản lý sẽ tiến hành các công việc sau:
    • Lập dự toán chi tiết, kế hoạch sửa chữa, thay thế
    • Đánh giá, lựa chọn nhà cung ứng hàng hoá, dịch vụ
    • Lập bảng báo giá
  • Tiếp theo, ban quản lý gửi tờ trình phê duyệt kế hoạch lên ban quản trị, chủ đầu tư để tiến hành chọn nhà cung ứng dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất.
  • Sau đó, ban quản lý tổ chức sửa chữa, thay thế, bảo trì tài sản, cơ sở vật chất.
  • Sau khi sửa chữa, ban quản lý sẽ cần quyết toán, nghiệm thu, bàn giao tài sản. Đồng thời, tái đánh giá nhà cung ứng để xem chất lượng công việc nhà cung ứng thực hiện đã đáp ứng yêu cầu đề ra hay chưa.
  • Cuối cùng, ban quản lý sẽ báo cáo, lưu hồ sơ gửi ban quản trị, chủ đầu tư về việc sửa chữa, bảo dưỡng tài sản, cơ sở vật chất.
thực hiện sửa chữa cơ sở vật chất theo quy trình
Quy trình bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất tòa nhà giúp ban quản lý giảm thiểu sai sót khi thực hiện

5. Quy trình kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà

Ban quản lý khi thực hiện kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà có thể tham khảo thực hiện theo quy trình sau:

  • Tổng hợp số liệu: Ban quản lý tòa nhà tiến hành tổng hợp số liệu, danh mục tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà
  • Thành lập tổ nghiệp vụ đánh giá: Tổ nghiệp vụ sẽ làm việc trên cơ sở một số nguyên tắc, hoạt động như: lập báo cáo, biên bản xác định chất lượng của tài sản, lập bảng tổng hợp danh mục tài sản, kiểm kê số lượng và đề nghị thanh lý, điều chuyển tài sản không còn sử dụng được nữa…
  • Báo cáo tổng hợp: Ban quản lý tòa nhà sẽ thực hiện báo cáo, tổng kết công tác thanh lý và cập nhật dữ liệu kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất tòa nhà lên hệ thống theo dõi chung
thực hiện quy trình kiểm kê cơ sở vật chất
Tổ nghiệp vụ đánh giá sẽ hỗ trợ đắc lực cho ban quản lý tòa nhà trong việc thực hiện quy trình kiểm kê tài sản, cơ sở vật chất

Các mô hình bất động sản, tòa nhà khác nhau sẽ có những đặc thù riêng khác nhau. Do đó, mỗi mô hình sẽ cần xây dựng quy trình quản lý sử dụng cơ sở vật chất tương ứng, phù hợp riêng biệt. Việc xây dựng quy trình quản lý này không hề đơn giản và rất cần có một đơn vị chuyên nghiệp, uy tín, kinh nghiệm thực hiện.

Pan Services Hà Nội là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà, tư vấn xây dựng quy trình quản lý cơ sở vật chất hàng đầu trên thị trường hiện nay. Pan Services nhận được sự đánh giá cao và tin tưởng lựa chọn của đông đảo khách hàng nhờ có đa dạng có lợi thế, ưu điểm như:

  • Bề dày kinh nghiệm trong quản lý cơ sở vật chất các tòa nhà, chung cư, trung tâm thương mại có quy mô, cách thức vận hành đa dạng
  • Ứng dụng nhiều công nghệ thông minh trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà. Qua đó, tối ưu hóa được công tác quản lý cơ sở vật chất vừa đạt được hiệu quả, mục tiêu đề ra vừa giảm thiểu được các chi phí, nỗ lực phát sinh.
  • Quy trình chuyên nghiệp chuẩn Nhật Bản. Điều này sẽ giúp chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà yên tâm về chất lượng dịch vụ Pan Services Hà Nội cung cấp.
  • Đội ngũ nhân sự chất lượng, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, luôn sẵn sàng hỗ trợ, đồng hành cùng chủ đầu tư, ban quản lý trong công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà.
  • Đặc biệt, Pan Services Hà Nội còn tích lũy được kinh nghiệm triển khai, tận dụng được thế mạnh, nguồn lực từ tập đoàn mẹ. Nhờ vậy, đơn vị luôn tối ưu hóa và cải thiện chất lượng dịch vụ của mình nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng.

Trên đây, bạn đã cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu về quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà. Một quy trình quản lý chuẩn xác, phù hợp sẽ giúp quá trình quản lý thực tế được tối ưu hóa, chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. Nếu bạn cần thêm thông tin về dịch vụ quản lý tòa nhà, quản lý cơ sở vật chất, hãy liên hệ ngay với Pan Services Hà Nội. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 0 / 5. Số vote: 0

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

0
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN