Quản lý tòa nhà là gì? Những kiến thức cơ bản về quản lý tòa nhà

Đằng sau diện mạo sạch sẽ, thân thiện, hiện đại của các tòa nhà cao tầng hiện nay từ đâu mà có? Câu trả lời chính là nhờ hoạt động quản lý tòa nhà chuyên nghiệp đem lại. Vậy quản lý tòa nhà là gì, tạo ra những lợi ích gì, bao gồm các công việc nào… Dưới đây là những kiến thức cơ bản về quản lý tòa nhà mà bạn cần biết.

1. Khái niệm về quản lý tòa nhà

Theo khoản 5, Điều 3 Luật Kinh Doanh BĐS, quản lý tòa nhà nói riêng và quản lý bất động sản nói chung là hoạt động khai thác, định đoạt bất động sản theo ủy quyền chủ sở hữu đất đai, nhà hoặc công trình xây dựng của người sở hữu.

Hay hiểu đơn giản, việc thực hiện quản lý tòa nhà nhằm giúp các tòa nhà hoạt động tốt, trơn tru và an toàn nhất.

Quản lý tòa nhà gồm một số hoặc toàn bộ những hoạt động sau:

• Đảm bảo về trật tự, an ninh chung của tòa nhà
• Đảm bảo về vệ sinh của tòa nhà
• Chăm sóc cư dân, chăm sóc khách hàng
• Vận hành hệ thống kỹ thuật của tòa nhà như: Thang máy, loa phát thanh, báo cháy, điện, nước… và bảo trì, bảo dưỡng, ngăn ngừa tình trạng hư hỏng của hệ thống kỹ thuật bên trong tòa nhà.
• Khai thác các tiện ích của tòa nhà, phụ trách hợp tác với các bên, cho thuê, marketing…

2. Ý nghĩa của việc quản lý tòa nhà

Hoạt động quản lý tòa nhà mang đến nhiều lợi ích, cụ thể:

• Đảm bảo và gia tăng giá trị của tòa nhà: Không một ai thích làm việc và sinh sống trong một tòa nhà thiếu sự kiểm soát, không kịp thời được xử lý khi xảy ra các vấn đề trong sinh hoạt, không đảm bảo an toàn cho cư dân… Vì thế, quản lý tòa nhà là khâu tối cần thiết cho một tòa nhà cao ốc.
• Giảm thiểu chi phí vận hành của tòa nhà: Sẽ ra sao nếu một tòa nhà lơ là trong việc quản lý hệ thống điện, nước? Sẽ ra sao khi bạn phải thuê từ khâu như bảo vệ, kỹ thuật viên, lao công…? Chi phí sẽ đắt hơn là câu trả lời tất yếu, vì thế một đơn vị quản lý tòa nhà sẽ trở nên hữu ích hơn ngay lúc này.
• Mang lại cho tòa nhà một doanh thu cao hơn: Khi tất cả mọi thứ được quản lý một cách chặt chẽ, sự tin tưởng và tín nhiệm của dân cư, khách hàng sẽ tăng lên. Theo đó, doanh thu cho tòa nhà cũng sẽ tăng theo lòng tin của khách hàng.
• Tăng thêm lợi nhuận từ tòa nhà: Nhiều khoản dịch vụ phát sinh sẽ được củng cố khi tòa nhà của bạn có một bộ máy vận hành chặt chẽ, khoa học.
• Tạo sự an tâm cho khách hàng: Một điểm quan trọng nhất, mọi người sẽ yên tâm sinh sống, làm việc tại tòa nhà được quản lý tốt. Chất lượng và tính an toàn của tòa nhà cũng là một điểm cộng giúp khách hàng gắn bó lâu hơn với tòa nhà của bạn.

3. Tại sao phải quản lý tòa nhà?

Việc một tòa nhà lỏng lẻo trong công tác quản lý, không được quản lý tốt sẽ dẫn đến các hệ quả sau:

• Chất lượng tòa nhà nhanh chóng bị xuống cấp
• Suy giảm nhanh chóng giá trị của tòa nhà
• Không đảm bảo trật tự, an ninh chung
• Không thể khai thác được tiềm năng vốn có của tòa nhà
• Không thu hút được khách hàng đến thuê hay mua
• Tăng chi phí vận hành
• Khó để tiếp tục ký hợp đồng với khách hàng cũ

Có thể thấy hoạt động quản lý tòa nhà đóng vai trò rất quan trọng. Hoạt động này không những có thể đảm bảo những tiện ích, cơ sở hạ tầng… luôn vận hành tốt mà còn tối ưu hóa các dịch vụ, tạo nên môi trường sống lý tưởng và bền vững.

Ngoài ra, quản lý tòa nhà giúp tận dụng tối ưu ngân sách bỏ ra, góp phần làm tăng giá trị bất động sản cho nhà đầu tư, các cư dân cũng như khách hàng đang sinh sống, làm việc tại tòa nhà.

4. Đối tượng của quản lý tòa nhà

Đối tượng quản lý của tòa nhà được chia thành 3 loại tùy theo tòa nhà đó thuộc loại hình bất động sản (BĐS) nào trong 3 loại hình BĐS dưới đây:

• BĐS thương mại: Cao ốc văn phòng, trung tâm thương mại, cao ốc phức hợp.
• BĐS du lịch: Khách sạn, khu du lịch, khu resort.
• BĐS nhà ở: Chung cư, khu nhà ở, khu đô thị.

5. Công việc quản lý tòa nhà bao gồm những gì?

Quản lý tòa nhà gồm những công việc chủ yếu đó là:

5.1. Quản lý khách hàng

Quản lý khách hàng gồm những hoạt động của nhà quản lý nhằm tạo ra môi trường sinh hoạt, làm việc cũng như sử dụng các tiện ích của tòa nhà tốt nhất cho khách hàng, cư dân. Các công việc cụ thể đó là:

• Quản lý và thực hiện hợp đồng
• Chăm sóc khách hàng
• Quản lý hồ sơ của khách hàng
• Quản lý khách hàng tuân thủ các quy định chung của tòa nhà

Ban quản lý tòa sẽ có nhiệm vụ giải quyết nhu cầu và thắc mắc của khách hàng một cách chính xác nhất, đem đến sự hài lòng cho dân cư và khách hàng khi sinh sống, làm việc tại tòa nhà.

Nhiệm vụ chủ yếu của quản lý khách hàng còn là để giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không ảnh hưởng đến các lợi ích chung và lợi ích của chủ đầu tư.

Các quy trình quản lý khách hàng bao gồm:

• Quy trình đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
• Quy trình giải quyết khiếu nại, phản hồi, thắc mắc của khách hàng thông qua các biểu mẫu.

5.2. Quản lý tài chính

Tại mỗi tòa nhà, khách hàng sẽ đóng một khoản chi phí định kỳ và khoản chi phí này được gộp lại sẽ là một số tiền không hề nhỏ, số tiền này sẽ được giao cho ban quản lý tòa nhà. Thay mặt khách hàng và cư dân, ban quản lý sẽ có nhiệm vụ quản lý và sử dụng số tiền này vào các hoạt động chung của tòa nhà, phù hợp với nhu cầu cư dân.

Các chi phí này ngoài chi trả cho tiền điện, nước… còn là các khoản để bảo trì, bảo dưỡng sảnh, hành lang, chi phí sửa chữa, chi phí cho nhân viên vệ sinh, nhân viên kỹ thuật.

Quản lý tài chính tòa nhà bao gồm các vấn đề liên quan đến tài chính như:

• Kế hoạch tài chính
• Các báo cáo tài chính
• Ngân sách hàng năm

Xem thêm: Những điều cần biết về phí quản lý tòa nhà văn phòng

5.3. Quản lý các dịch vụ

Là hoạt động của nhà quản lý với các công ty cung cấp dịch vụ nhằm kiểm soát chất lượng dịch vụ, hàng hóa mà các công ty này cung cấp cho tòa nhà.

Quản lý dịch vụ sẽ có trách nhiệm làm việc với những bên như: Nhà thầu bảo vệ, vệ sinh, đơn vị cung cấp hàng hóa, huấn luyện đào tạo, sửa chữa bảo trì, dịch vụ M&E, dịch vụ khác…

Quy trình quản lý dịch vụ, nhà thầu bao gồm:

• Quy trình mua hàng, dịch vụ
• Đánh giá nhà cung ứng
• Phiếu yêu cầu mua hàng
• Biên bản giao hàng, nghiệm thu
• Biên bản thanh lý hợp đồng

Công ty quản lý tòa nhà sẽ làm việc với các bên cung cấp dịch vụ

5.4. Quản lý an ninh tòa nhà

Quản lý an ninh là hoạt động đảm bảo an toàn trật tự cho tòa nhà, bảo vệ người và tài sản chung, gồm các hoạt động: Bảo vệ, PCCC, xử lý sự cố…

Quy trình quản lý an ninh tòa nhà gồm:

• Kiểm tra bộ phận bảo vệ, các biểu mẫu
• Quy trình huấn luyện, an toàn, phòng chống cháy nổ và các biểu mẫu
• Kiểm soát khách hàng, nhân viên và các biểu mẫu
• Xử lý các sự cố, bảo vệ
• Quy trình quản lý và sử dụng các dụng cụ bảo vệ
• Xử lý các tình trạng khẩn cấp
• Hoạt động giữ xe ôtô và giữ xe máy

5.5. Quản lý hệ thống kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà được ví như mạch máu của một công trình, để công trình có thể hoạt động khỏe mạnh, an toàn thì người làm quản lý phải chặt chẽ và khoa học. Quản lý hệ thống kỹ thuật tòa nhà bao gồm các hoạt động bảo hành, bảo dưỡng hệ thống huyết mạch của công trình, giúp các hệ thống này luôn vận hành hiệu quả, an toàn, tiết kiệm.

Cụ thể các hệ thống kỹ thuật cơ bản của tòa nhà gồm có: Hệ thống điện, cấp thoát nước, thông tin liên lạc, điều hòa không khí, thang máy và PCCC.

Các quy trình quản lý đều có các biểu mẫu đi kèm tương ứng bao gồm:

• Quy trình sửa chữa
• Quy trình bảo trì bảo dưỡng
• Quy trình bảo hành tòa nhà
• Quy trình bảo trì công trình xây dựng
• Quy trình bảo dưỡng, sử dụng máy điều hòa
• Quy trình bảo dưỡng, sử dụng thang máy

Hệ thống kỹ thuật của tòa nhà chung cư

5.6. Quản lý vệ sinh và môi trường tòa nhà

Quản lý vệ sinh môi trường tòa nhà là công việc giúp giữ gìn môi trường sống luôn trật tự, ngăn nắp và chất lượng tại các tòa nhà.

Các công việc cụ thể bao gồm:

• Đảm bảo tiêu chuẩn vệ sinh đúng với đẳng cấp của tòa nhà
• Làm quy trình, căn cứ đảm bảo vệ sinh tòa nhà
• Lập kế hoạch vệ sinh
• Lên quy trình vệ sinh
• Quản lý rác thải nhằm đảm bảo vệ sinh sạch sẽ, không có mùi hôi

Quản lý rác thải gồm:

• Thu gom, phân loại và đổ rác thải ở nơi quy định.
• Quy định về thời gian đổ rác
• Các hành vi bị cấm khi xử lý rác

Quy trình quản lý vệ sinh và môi trường tòa nhà gồm:

• Quy trình vệ sinh thảm
• Quy trình vệ sinh toilet
• Quy trình vệ sinh sàn nhà
• Quy trình bảo dưỡng sàn nhà
• Quy trình vệ sinh cửa kính

5.7. Giám sát, kiểm soát các hoạt động trong tòa nhà

Việc giám sát, kiểm soát các hoạt động trong tòa nhà là để đảm bảo các tiêu chuẩn của tòa nhà được thực hiện. Đảm bảo các hoạt động, quy trình, quy định được diễn ra theo đúng tiến độ.

Các công việc trong công tác quản lý bao gồm:

• Xác định nội dung giám sát
• Xác định tần suất giám sát
• Xác định phương pháp giám sát

Các quy trình giám sát, kiểm soát các hoạt động trong tòa nhà bao gồm:

• Quy trình giám sát vệ sinh
• Quy trình giám sát tòa nhà
• Quy trình giám sát sửa chữa, bảo dưỡng
• Quy trình giám sát khách hàng
• Quy trình giám sát an ninh

5.8. Khai thác tòa nhà

Khai thác tòa nhà nhằm sử dụng và kinh doanh tiềm năng của tòa nhà một cách tối ưu nhất. Việc xác định các khoản lợi nhuận, lợi ích, sử dụng tòa nhà để tạo ra lợi nhuận cho chủ đầu tư hoặc người quản lý.

Các đối tượng có thể khai thác như:

• Cao ốc văn phòng: Cho thuê, khai thác các tiện ích, dịch vụ…
• Chung cư: Cho thuê căn hộ, khai thác tiện ích, dịch vụ gia tăng…
• Khách sạn, nhà hàng: Thuê phòng, các dịch vụ du lịch, lưu trú…
• Trung tâm thương mại: dịch vụ giải trí, cho thuê.
• BĐS hạ tầng kỹ thuật: Thuê lại, thu phí sử dụng, cho thuê.

6. Công ty quản lý tòa nhà

Công ty quản lý tòa nhà là đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý tòa nhà như quản lý tài chính, quản lý khách hàng, quản lý an ninh, hệ thống kỹ thuật…

Đối với đơn vị quản lý tòa nhà chung cư thì được quy định rõ tại Điều 27 thông tư 05/VBHN-BXD. Theo đó, đơn vị quản lý nhà chung cư có thể chính là chủ đầu tư hoặc là một đơn vị khác có đủ điều kiện về chức năng và năng lực.

Căn cứ vào Khoản 2 Điều 105 Luật Nhà ở thì công ty, đơn vị quản lý tòa nhà phải đáp ứng được các điều kiện sau:

• Được thành lập theo đúng quy định của Luật Hợp Tác Xã và Luật Doanh Nghiệp, đồng thời có đầy đủ chức năng quản lý vận hành tòa nhà.
• Có đầy đủ các bộ phận chuyên môn để quan lý vận hành tòa nhà như: bộ phận kỹ thuật, an ninh, vệ sinh…
• Có đầy đủ cán bộ nhân viên của các bộ phận xây dựng, điện, nước, PCCC, vận hành tòa nhà và phải có giấy chứng nhận được đào tạo, có kiến thức và chuyên môn để bảo vệ, quản lý theo quy định của Bộ trưởng Bộ xây dựng.

Pan Services Hà Nội tự tin mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng

Với tầm quan trọng và cần thiết của việc xây dựng và quản lý tòa nhà, hiện nay rất nhiều tòa nhà đã tìm cho mình một công ty quản lý tòa nhà tin cậy, uy tín để có thể tạo nên môi trường sinh sống và làm việc tốt nhất có khách hàng, cư dân.

Dịch vụ quản lý càng chuyên nghiệp, chất lượng sống và giá trị của tòa nhà càng tăng. Vì thế đừng ngần ngại hãy liên hệ ngay với chúng tôi – Pan Services, với đội ngũ hơn 100 cán bộ chuyên môn, cao cấp và hơn 2000 nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn cao cùng hệ thống quản lý kiểu Nhật tiên tiến.

Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Quản lý tòa nhà là gì và tìm được địa chỉ uy tín về lĩnh vực này. Pan Services Hà Nội tự tin sẽ mang lại dịch vụ tốt nhất cho tòa nhà của bạn, biến tòa nhà của bạn trở thành nơi đáng sinh sống và làm việc nhất cho khách hàng và cư dân. Liên hệ ngay: