Tham khảo quy trình quản lý khu đô thị từ Pan Services Hà Nội

Xây dựng quy trình quản lý khu đô thị chuyên nghiệp, bài bản sẽ giúp chủ đầu tư / ban quản lý vận hành mô hình bất động sản này một cách hiệu quả nhất. Cùng Pan Services Hà Nội tham khảo quy trình quản lý khu đô thị trong bài viết dưới đây.

1. Quy trình xử lý an ninh khu đô thị

Nhằm đảm bảo tối đa an toàn cho người và tài sản trong khu đô thị, quy trình xử lý an ninh của Pan Services Hà Nội được triển khai một cách nghiêm minh, thận trọng:

Bước 1: Nhận thông tin

Khi nhân viên an ninh nhận được tin báo có vụ việc xảy ra hoặc trực tiếp phát hiện ra vụ việc, cần phải xác định rõ:

  • Người báo là ai ? Ở đâu? Địa điểm nơi xảy ra vụ việc?
  • Vụ việc bình thường hay nghiêm trọng?
  • Cập nhật vào sổ đầy đủ.

Bước 2: Ghi nhận thông tin

  • Tùy theo tính chất vụ việc: Nhóm trực cử người trực tiếp xuống hiện trường hoặc điện thoại xác minh nguồn tin chính xác không ?
  • Lập biên bản vụ việc, biên bản ghi lời khai của nhân chứng, người bị hại và người gây ra vụ việc; yêu cầu viết bản tường trình vụ việc xảy ra.

Bước 3. Xử lý vụ việc

  • Nhóm trực xử lý đối với các vụ việc bình thường (trộm cắp, gây mất an ninh trật tự, cháy nhỏ…), sau đó báo cáo lại cho ban quản lý.
  • Lập biên bản giải quyết trong quyền hạn và nhiệm vụ cho phép.
  • Đối với các trường hợp vượt qua quyền hạn, đội an ninh cần xin ý kiến lãnh đạo để giải quyết thỏa đáng.
  • Vụ việc có liên quan đến luật pháp, đội an ninh sẽ bàn giao toàn bộ thông tin cho cơ quan chức năng giải quyết. Đồng thời, đội an ninh sẽ thường xuyên liên hệ cơ quan chức năng để nắm kết quả xử lý và báo cáo lãnh đạo khu đô thị.
Quản lý an ninh khu đô thị
Quy trình quản lý an ninh khu đô thị giúp đảm bảo sự an toàn cho cư dân 

2. Quy trình quản lý vệ sinh – môi trường

Quy trình quản lý vệ sinh – môi trường khu đô thị cần được tổ chức triển khai định kỳ hàng ngày, theo tuần, tháng. Qua đó xây dựng một môi trường xanh sạch đẹp, đảm bảo vệ sinh và an toàn cho sức khỏe cộng đồng dân cư tại khu đô thị.

2.1. Quy trình xử lý rêu, mốc tại các khu vực công cộng

Để xử lý rêu mốc tại các khu vực công cộng, Pan Services Hà Nội xây dựng quy trình xử lý rêu mốc theo các bước sau:

  • Bước 1: Đong 30 lít nước vào mỗi xe vắt vàng
  • Bước 2: Pha vào mỗi xe thêm 3 lít PH-
  • Bước 3: Khuấy đều cho đến khi hòa tan hoàn toàn.
  • Bước 4: Dùng đầu chổi lau tròn nhúng vào xe hóa chất và lau lên bề mặt các vị trí rêu (đợi 15 phút cho hóa chất có tác dụng)
  • Bước 5: Dùng máy xịt rửa áp lực cao xịt lại toàn bộ vị trí trên.
  • Bước 6: Dùng cây gạt nước để đẩy nước xuống khuôn viên hoặc rãnh thoát nước
  • Bước 7: Thu gom đồ về kho.

Một số lưu ý khi thực hiện:

  • Nhân viên phải mặc đồ bảo hộ lao động (khẩu trang, găng tay trước khi xử lý).
  • Không để hóa chất dính lên người, quần áo.
  • Không dùng mũi để ngửi.
  • Tránh để hóa chất rơi xuống các thiết bị khác. Nếu bị rơi xuống cần lấy nước (Tốt nhất là pha xa phòng loãng) để dội ngay.
  • Pha đúng tỷ lệ theo quy định.
  • Chỉ pha đủ lượng cần sử dụng và phải sử dụng càng sớm càng tốt sau khi pha.
  • Pha hóa chất ở vị trí thông thoáng và đứng thuận chiều gió.

2.2. Quy trình chăm sóc, bảo dưỡng cây xanh khu đô thị:

Quy trình chăm sóc cây xanh khu đô thị được thực hiện theo các công việc dưới đây:

  • Tưới nước, chăm sóc cây, hoa, cỏ
  • Kiểm tra sâu bệnh của cây và phun thuốc diệt sâu bệnh (nếu có)
  • Tỉa cành, tạo dáng cây cảnh
  • Quét lá, nhặt rác nổi trên thảm cỏ
  • Nhổ cỏ dại trong thảm cỏ
  • Thực hiện công việc khác do Lãnh Đạo Ban điều động
  • Cắt xén cỏ, cỏ dại, đường viền thảm cỏ và thu gom cỏ mang đến nơi quy định (bỏ vào bao nilon mang đến thùng rác)
  • Phun thuốc (sâu đục thân, diệt rệp, sâu ăn lá…), bón phân thích hợp cho từng loại cây, cỏ.

2.3. Quy trình thu gom và vận chuyển rác thải

Để giữ môi trường sống khu đô thị luôn sạch đẹp, Pan Services Hà Nội xây dựng quy trình thu gom và chuyển chuyển rác thải như sau:

  • Tập kết tất cả rác thải theo từng khu vực, đường phố.
  • Mỗi ngày vào 2 khung giờ 6-7 giờ sáng và 16-19 giờ chiều, đơn vị thu gom rác thải chất rác lên các xe và đi về điểm tập kết quy định.
  • Vệ sinh toàn bộ thùng rác.
  • Vệ sinh xe chở rác.
  • Phun thuốc cloramin B để khử khuẩn.
Vệ sinh khu đô thị theo quy trình
Quy trình quản lý vệ sinh môi trường khu đô thị luôn được Pan Services Hà Nội đề cao

3. Quy trình làm việc với nhà thầu

Một trong những quy trình quản lý khu đô thị quan trọng mà bạn cần nắm được chính là quy trình làm việc với nhà thầu. Để làm việc với nhà thầu hiệu quả, nhà quản lý cần tuân theo các bước sau:

Bước 1: Nhà thầu trình hồ sơ gồm:

  • Đăng ký nhà thầu
  • Sơ đồ khu vực sửa chữa, nâng cấp
  • Phương án thi công

Bước 2: Nhân viên bảo vệ/ kỹ thuật viên giải thích về nội quy và quy định của khu đô thị cho nhà thầu

Bước 3: Nhân viên bảo vệ/ kỹ thuật viên kiểm tra Sơ đồ khu vực sửa chữa nâng cấp.

  • Nếu hợp lệ sẽ nộp lên cho kỹ sư trưởng và giám đốc ban quản lý xác nhận. Sau đó khi được phê duyệt sẽ tiến hành bước số 4.
  • Trường hợp Sơ đồ không hợp lệ với quy định và nội quy của khu đô thị, yêu cầu nhà thầu chỉnh sửa và quay lại bước 1.

Bước 4: Khi được kỹ sư trưởng và ban giám đốc thông qua, nhân viên bảo vệ/ kỹ thuật viên tiến hàng ban giao khu vực sửa chữa/ nâng cấp cho nhà thầu. Sau khi bàn giao bắt buộc phải điền biên bản và có đầy đủ chữ ký của 2 bên.

Bước 5: Nhà thầu đăng ký danh sách nhân viên và các đồ dụng cụ, phương tiện ra vào khu đô thị và khu vực sửa chữa với bảo vệ.

Bước 6: Nhà thầu triển khai các hoạt động sửa chữa/ nâng cấp theo đúng hồ sơ đăng ký với ban quản lý. Trong suốt quá trình triển khai, kỹ thuật viên/ nhân viên bảo vệ phụ trách tiến hành kiểm tra tiến độ và phạm các hạng mục thực hiện. Nếu nhà thầu chậm trễ tiến độ, quá thời gian quy định, cần phải yêu cầu nhà thầu làm thủ tục đăng ký bổ sung.

Bước 7: Sau khi hoàn thành xong công việc, nhà thầu phải thu dọn, làm sạch khu vực sửa chữa/ nâng cấp.

Bước 8: Nhân viên kỹ thuật/ nhân viên bảo vệ phụ trách có trách nhiệm kiểm tra khu vực sửa chữa/ nâng cấp, xác nhận không xảy ra các vấn đề sai phạm hoặc thiệt hại đến khu vực khác. Trường hợp xảy ra sai phạm hoặc xuất hiện thiệt hại kỹ thuật viên/ nhân viên bảo vệ phụ trách sẽ lập biên bản và yêu cầu nhà thầu thực hiện đền bù hoặc khắc phục theo yêu cầu của ban quản lý tòa nhà hoặc khách hàng bị ảnh hưởng.

Bước 9: Hoàn thành tất cả các báo cáo và nghiệm thu.

Quy trình làm việc với nhà thầu được chuẩn hóa
Quy trình làm việc với nhà thầu được chuẩn hóa

4. Quy trình bảo trì, bảo dưỡng khu đô thị

Công tác bảo trì, bảo dưỡng sẽ được lên kế hoạch tổ chức và triển khai định kỳ, nhằm đảm bảo các hoạt động dân sinh không bị gián đoạn. Đồng thời giúp kéo dài tuổi thọ của các hạng mục kỹ thuật công trình khu đô thị. Quy trình này được thực hiện theo các bước sau:

Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng:

  • Căn cứ danh mục máy móc thiết bị và việc khảo sát trực tiếp tình trạng các loại máy móc thiết bị, ban quản lý khu đô thị chịu trách nhiệm lập kế hoạch bảo trì trình chủ đầu tư dự án phê duyệt.
  • Đối với các loại máy móc thiết bị phát sinh thì cuối mỗi tháng ban quản lý khu đô thị phải cập nhật kế hoạch bảo trì và trình chủ đầu tư dự án phê duyệt lại.

Chuẩn bị bảo trì, bảo dưỡng:

  • Căn cứ kế hoạch bảo trì, ban quản lý khu đô thị lập đề xuất các loại thiết bị, vật tư sử dụng cho việc bảo trì theo kế hoạch, trình chủ đầu tư dự án duyệt và tiến hành mua hàng theo quy trình mua hàng.
  • Đối với các loại bảo trì cần phải thuê dịch vụ bảo trì ngoài thì ban quản lý khu đô thị chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá, ký hợp đồng và theo dõi việc thực hiện theo quy trình mua hàng.

Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng:

  • Người thực hiện bảo trì, bảo dưỡng phải liên hệ trước với bộ phận sử dụng để thông báo thời gian bảo trì, bảo dưỡng và việc ký nghiệm thu biên bản nghiệm thu bảo trì, bảo dưỡng và không làm ảnh hưởng tới công việc bộ phận đó.
  • Theo kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng được phê duyệt, nhân viên kỹ thuật tiến hành tự bảo trì hoặc mời đơn vị bảo trì thuê ngoài đến bảo trì.
  • Những người được phân công phải chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần thiết tương ứng với kế hoạch sửa chữa bảo trì, bảo dưỡng.
  • Nhân viên bảo trì phải trực tiếp theo dõi, giám sát quá trình bảo trì, sau khi bảo trì xong phải lập biên bản nghiệm thu  bảo trì, bảo dưỡng.

Cập nhật hồ sơ: 

  • Khi sửa chữa bảo trì xong, ban quản lý chịu trách nhiệm thu thập và quản lý hồ sơ bảo trì bao gồm:

    • Cập nhật các thông tin vào phiếu lý lịch máy (nếu có).
    • Lưu các biên bản nghiệm thu bảo trì.
Kiểm tra hệ thống điện khu đô thị
Bảo trì bảo dưỡng khu đô thị theo quy trình giúp đảm bảo cho các hoạt động dân sinh 

Xem thêm: Phí quản lý khu đô thị là gì? Những thông tin nhất định cần phải biết

5. Quy trình quản lý công trình đô thị

Quy trình quản lý công trình đô thị bao gồm các đầu mục công việc sau:

  • Nghiên cứu thông tin: Thu thập, cập nhật dữ liệu phục vụ lập bản đồ công trình ngầm đô thị (nhà ở, công trình giao thông, tuyến cáp, tuyến cấp nước, thoát nước…)
  • Biên tập, lập bản đồ số công trình ngầm theo hiện trạng
  • Xây dựng kế hoạch vận hành các công trình một cách hiệu quả
  • Kiểm tra định kỳ, phát hiện những hư hỏng, các công trình xuống cấp cần nâng cấp, sửa chữa. Qua đó đảm bảo không xuất hiện gián đoạn trong quá trình vận hành các công trình này.
  • Khi xuất hiện hư hỏng tiến hành phân công nhân sự thực hiện sửa chữa, nâng cấp kịp thời, giảm thiểu tối đa thiệt hại.
  • Triển khai các công tác quản lý, giám sát quá trình sửa chữa, bảo trì công trình ngầm, đảo bảo các hoạt động này diễn ra đúng tiến độ và quy định
  • Bên cạnh đó, luôn có đội ngũ phụ trách tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, sự cố của các công trình ngầm từ cộng đồng, kịp thời báo cáo và đưa ra phương án xử lý.
  • Lập báo cáo sau khắc phục để theo dõi và lưu trữ làm tư liệu cho các quá trình nâng cấp sửa chữa về sau.
Quản lý công trình khu đô thị theo quy trình
Quy trình quản lý công trình khu đô thị có vai trò quan trọng 

Bên cạnh nắm rõ những quy trình như trên, để đạt hiệu quả cao và tránh vi phạm pháp luật trong quá trình quản lý khu đô thị bạn cần nắm rõ các quy định của pháp luật. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong bài viết Quy định quản lý khu đô thị – Cần nắm rõ để tránh vi phạm pháp luật.

Trên đây là các quy trình quản lý khu đô thị của Pan Services Hà Nội. Quy trình được đúc kết từ kinh nghiệm thực tiễn trong ngành của Pan Services Hà Nội nên có tính ứng dụng cao. Tuy nhiên, trên thực tế các mô hình khu đô thị khác nhau sẽ cần các quy trình quản lý khác nhau. Để xây dựng được quy trình phù hợp, hiệu quả, chủ đầu tư cần một đơn vị quản lý và hỗ trợ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm.

Pan Services Hà Nội tự hào là đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực quản lý bất động sản, đặc biệt là việc xây dựng triển khai các quy trình quản lý khu đô thị. Chúng tôi sở hữu đội ngũ với hơn 1000 nhân viên cùng hàng trăm cán bộ cấp cao. Tất cả đều được đào tạo bài bản chuyên nghiệp và luôn tận tâm nỗ lực tạo dựng giá trị cho khách hàng.

Pan Services Hà Nội
Đội ngũ nhân sự bài bản, chuyên nghiệp tại Pan Services Hà Nội

Bên cạnh đó, được sự hậu thuẫn từ tập đoàn mẹ Nihon Housing – tập đoàn quản lý bất động sản hàng đầu tại Nhật, Pan Services Hà Nội sở hữu cho mình quy trình quản lý chuẩn Nhật. Qua đó đảm bảo giúp chủ đầu tư có thể dễ dàng kiểm soát hoạt động của khu đô thị một cách nhanh chóng, rõ ràng và chi tiết nhất.

Không chỉ vậy, chúng tôi còn đưa vào sử dụng các phần mềm quản lý hiện đại và chuyên nghiệp nhất hiện nay. Các ứng dụng này hỗ trợ tối đa trong công tác quản lý cho các chủ đầu tư, giúp tiết kiệm thời gian công sức và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý khu đô thị.

Để có thể xây dựng và triển khai quy trình quản lý khu đô thị một cách bài bản, hiệu quả, hãy liên hệ với Pan Services Hà Nội ngay hôm nay:

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 0 / 5. Số vote: 0

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

0
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN