Để trung tâm thương mại hoạt động ổn định, hiệu quả thì chắc chắn không thể không kể đến những đóng góp quan trọng của ban quản lý. Vậy ban quản lý trung tâm thương mại là gì? Vai trò và công việc của đơn vị này cụ thể ra sao? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Ban quản lý trung tâm thương mại là gì?
Ban quản lý trung tâm thương mại thực chất chính là Đơn vị quản lý và vận hành mọi hoạt động của trung tâm thương mại.
Để hoạt động một cách hợp pháp, đơn vị quản lý này cần phải có hợp đồng ký kết với chủ đầu tư dự án, được cục quản lý và thị trường BĐS xét duyệt, thông qua. Đồng thời, các văn bản hoạt động của ban quản lý trung tâm thương mại sẽ được đăng tải đầy đủ trên cổng thông tin chính thức của Bộ xây dựng.
Xem thêm:
- Mô hình quản lý trung tâm thương mại nào hiệu quả nhất?
- 7 Kinh nghiệm quản lý trung tâm thương mại hiệu quả từ chuyên gia
2. Công việc của ban quản lý trung tâm thương mại
Ban quản lý chịu trách nhiệm điều phối hầu hết các hoạt động của trung tâm thương mại. Thông qua đó, tập trung duy trì sự ổn định, an toàn và tạo ra giá trị cho các hoạt động kinh doanh cũng như trải nghiệm người dùng tại đây.
Quản lý vận hành
Bao gồm toàn bộ các hoạt động vận hành thường nhật của trung tâm thương mại như:
- Vận hành hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật của trung tâm thương mại (điện nước, điều hòa không khí, thang máy, chiếu sáng, phòng cháy chữa cháy, loa đài,…)
- Đề xuất các giải pháp vận hành phù hợp với mô hình của trung tâm thương mại
- Tư vấn, hỗ trợ xây dựng phương án kinh doanh, khai thác tối đa hiệu suất mặt bằng.
- Tiếp nhận các sự cố vận hành và xử lý nếu các hoạt động đó thuộc thẩm quyền. Đối với các trường hợp nằm ngoài phạm vi chức năng, ban quản lý trung tâm thương mại cần tiếp nhận và nhanh chóng chuyển thông tin tới bộ phận/ cá nhân có thẩm quyền để đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Bảo trì hệ thống trang thiết bị
Giúp hạn chế tối đa sự cố trong quá trình sử dụng, đồng thời nâng cao tuổi thọ của hệ thống cơ sở vật chất.
- Kiểm tra, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sự cố phát sinh đột xuất
- Bảo trì hệ thống bơm – lọc nước
- Bảo trì hệ thống làm lạnh, điều hòa không khí
- Bảo trì hệ thống báo cháy, kiểm tra định kỳ các trang thiết bị chữa cháy
- Bảo trì hệ thống thang máy (thang cuốn, thang hộp…)
- Bảo trì hệ thống chiếu sáng
Tiếp thị – cho thuê
Trách nhiệm tiếp thị – cho thuê mà ban quản lý trung tâm thương mại phải thực hiện bao gồm các hoạt động gia tăng cường giá trị, truyền thông hình ảnh và khẳng định chất lượng, thương hiệu của chủ đầu tư. Đồng thời khai thác triệt để giá trị sử dụng của các mặt bằng tại trung tâm thương mại.
- Tìm kiếm đối tác khách hàng có nhu cầu thuê gian hàng tại trung tâm thương mại
- Phối hợp với bộ phận Marketing lập kế hoạch, triển khai và đánh giá các hoạt truyền thông tiếp thị, quảng bá thương hiệu và hình ảnh của trung tâm thương mại đến với nhiều đối tác và khách hàng hơn.
- Quản lý hiện trạng các mặt bằng (đã hoặc chưa cho thuê) gồm các thông số về diện tích, cơ sở vật chất, nội thất, thông tin về người thuê, giá dịch vụ…
- Hỗ trợ các hoạt động tư vấn, giới thiệu, bàn giao và hướng dẫn sử dụng mặt bằng tới khách thuê
- Tư vấn và hỗ trợ các thủ tục hành chính, pháp lý liên quan đến hoạt động ký kết cho thuê và sử dụng mặt bằng
Quản lý tài chính
Quản lý tài chính sẽ giúp chủ đầu tư nắm bắt được tình trạng kinh doanh một cách đầy đủ và chính xác nhất. Thông qua các kết quả báo cáo tài chính, chủ đầu tư có thể lập kế hoạch chiến lược và điều chỉnh các hoạt động kịp thời để tối đa hóa lợi nhuận.
- Quản lý, thống kê các khoản thu chi từ mặt bằng cho thuê: phí quản lý, điện nước, vệ sinh, an ninh…
- Thực hiện các hoạt động thúc đẩy quá trình hoàn thành các khoản thu từ các đơn vị thuê một cách văn minh lịch sự
- Thống kê các báo cáo tài chính và cập nhật định kỳ cho chủ đầu tư.
- Đề xuất điều chỉnh ngân sách hàng năm của ban quản lý
- Xây dựng các chính sách nhằm tăng cường doanh thu
Chăm sóc khách thuê gian hàng
Bạn quan lý chăm sóc khách thuê tại trung tâm thương mại, hướng tới mối quan hệ win – win đôi bên cùng có lợi thông qua việc:
- Xây dựng hệ thống chính sách hỗ trợ hoạt động kinh doanh các gian hàng trực thuộc trung tâm thương mại
- Hỗ trợ xử lý kịp thời các sự cố, phát sinh trong quá trình khách thuê sử dụng mặt bằng, tiện ích tại trung tâm thương mại. Từ đó, tăng cường sự hài lòng và khẳng định lòng tin của khách thuê với chủ đầu tư. Mang lại lợi ích và giá trị bền vững cho hoạt động kinh doanh khu trung tâm thương mại
- Thông báo tới khách thuê mặt bằng về lịch thu phí dịch vụ, điện nước… và các tin tức quang trọng khác một cách nhanh chóng
- Xử lý các khiếu nại, giải đáp thắc mắc khác của khách hàng nếu có
Quản lý vệ sinh
Xây dựng công tác vệ sinh hướng tới một trung tâm thương mại xanh – sạch – đẹp cũng là trách nhiệm của ban quản lý. Các hoạt động này không chỉ xây dựng hình ảnh cho các gian hàng mà còn khẳng định độ chuyên nghiệp và uy tín thương hiệu của chủ đầu tư trong lòng khách hàng và đối tác.
- Triển khai hoạt động vệ sinh các khu vực chung (hành lang, lối đi, thang bộ, thang máy, bãi xe, nhà vệ sinh…) nhằm đảm bảo mỹ quan và an toàn cho sức khỏe con người
- Kiểm soát chặt chẽ các hoạt động thu gom, xử lý rác thải đảm bảo đúng quy trình và an toàn môi trường
- Tổ chức các hoạt động chăm sóc, cải tạo cảnh quan
Quản lý an ninh
Nhằm đảm bảo an toàn cho khách thuê và khách hàng ghé tham quan mua sắm tại trung tâm thương mại, ban quản lý cũng cần quan tâm đến công tác quản lý an ninh.
- Kiểm soát các hoạt động ra vào các khu vực chung, riêng của trung tâm thương mại.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống biển báo, chỉ dẫn tạo sự thuận tiện và an toàn cho khách hàng khi tới tham quan mua sắm.
- Quản lý và kiểm soát hệ thống camera, phòng cháy chữa cháy, truyền thanh nội bộ,… đảm bảo kịp thời ứng phó cho mọi tình huống phát sinh.
- Tuyển dụng và đào tạo đội ngũ nhân sự bảo vệ, an ninh, luôn kịp thời hỗ trợ xử lý các tình huống phát sinh trong khu vực trung tâm thương mại.
Xem thêm: Quy trình quản lý trung tâm thương mại HIỆU QUẢ từ Pan Services Hà Nội
3. Quy định pháp luật về nhiệm vụ ban quản lý trung tâm thương mại
Nhiệm vụ của ban quản lý trung tâm thương mại được quy định rõ tại Điều 5 nghị định 99/2011/NĐ-CP như sau:
1. Ban quản lý trung tâm thương mại có nhiệm vụ “ban hành nội quy theo quy định của pháp luật trong đó phải có các nội dung cơ bản về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng” bao gồm:
a) Quyền và trách nhiệm của người tiêu dùng;
b) Quyền và trách nhiệm của người bán hàng;
c) Người có trách nhiệm tiếp nhận, giải quyết yêu cầu, phản ánh của người tiêu dùng;
d) Biện pháp xử lý vi phạm.
2. Hòa giải tranh chấp giữa người tiêu dùng và người bán hàng trong phạm vi chợ, trung tâm thương mại khi được yêu cầu.
3. Đặt và duy trì hoạt động của cân đối chứng, thiết bị đo lường tại các chợ, trung tâm thương mại để người tiêu dùng tự kiểm tra về số lượng, khối lượng hàng hóa.
4. Thường xuyên giám sát chất lượng, số lượng của hàng hóa trong khu vực chợ, trung tâm thương mại.
5. Thiết lập, niêm yết công khai đường dây nóng để tiếp nhận, giải quyết các yêu cầu của người tiêu dùng phù hợp với cấp độ chợ, trung tâm thương mại đã được phân loại theo quy định của pháp luật.
6. Định kỳ sáu (06) tháng một lần thông báo, phối hợp với các cơ quan chức năng về thương mại, quản lý thị trường, an toàn thực phẩm, tiêu chuẩn, đo lường và chất lượng trong việc kiểm soát chất lượng, số lượng, nguồn gốc, an toàn thực phẩm đối với hàng hóa, dịch vụ trong phạm vi chợ, trung tâm thương mại do mình quản lý.
7. Báo cáo cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp phát hiện hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và quy định của pháp luật có liên quan khác.
8. Xử lý vi phạm theo nội quy đã được phê duyệt.
4. Vì sao chủ đầu tư cần ban quản lý trung tâm thương mại chuyên nghiệp?
Trung tâm thương mại là một tổ hợp gồm nhiều hoạt động kinh doanh sản phẩm và dịch vụ cao cấp. Do đó, hoạt động quản lý khu vực này có khối lượng lớn các công việc cần phải xử lý hàng ngày. Thay vì tự quản lý, các chủ đầu tư thông thái thường lựa chọn thuê dịch vụ quản lý trung tâm thương mại từ các đơn vị chuyên nghiệp và uy tín, qua đó mang lại các hiệu quả đáng kể như:
- Giảm tải khối lượng công việc cần phải xử lý cho chủ đầu tư. Từ đó, chủ đầu tư có thể dành nhiều thời gian và công sức hơn cho các hoạt động tạo ra giá trị hoặc khai thác các tài sản bất động sản khác.
- Giảm chi phí vận hành
- Các đơn vị quản lý chuyên nghiệp sẽ tham vấn và đưa ra những phương án kinh doanh chiến lược. Qua đó giúp cho trung tâm thương mại khai thác tối đa mặt bằng, thúc đẩy các hoạt động kinh doanh trực thuộc, đem lại lợi nhuận tối đa.
- Ngoài ra, khi mọi hoạt động trong trung tâm thương mại diễn ra một cách có hệ thống, bài bản sẽ giúp bạn chế các tình huống phát sinh, giảm thiểu thiệt hại cho chủ đầu tư.
- Hoạt động quản lý diễn ra hiệu quả còn giúp chủ đầu tư thống kế và kiểm soát các khoản thu chi của trung tâm thương mại được rõ ràng minh bạch hơn. Từ đó kịp thời có các chính sách và kế hoạch điều chỉnh thu chi, nhằm tối đa hóa lợi ích kinh tế.
- Gia tăng giá trị cho trung tâm thương mại. Khi các hoạt động quản lý vận hành trơn tru, không gian sạch đẹp, chất lượng dịch vụ và tiện ích của trung tâm thương mại tốt thì sẽ ngày càng có nhiều khách hàng ghé tham quan và mua sắm. Từ đó, thu hút được nhiều đơn vị đối tác tìm thuê gian hàng, các hoạt động kinh doanh tại đây ngày càng phát triển. Điều này trực tiếp tác động đến giá trị của trung tâm thương mại.
- Xây dựng mối quan hệ đối tác bền vững thông qua các hoạt động chăm sóc khách thuê và vận hành trung tâm thương mại. Từ đó đảm bảo lợi ích cho hoạt động kinh doanh của các thương nhân và chủ đầu tư.
- Khi các hoạt động bảo trì diễn ra thường xuyên và đầy đủ, cơ sở vật chất và tiện ích tại trung tâm thương mại sẽ luôn hoạt động tốt. Cùng với đó, quy trình quản lý vận hành bài bản chuyên nghiệp sẽ mang lại cảm giác thoải mái, tiện nghi cho khách hàng an tâm mua sắm.
Tất cả những giá trị này, chủ đầu tư sẽ nhận được khi thành lập được một ban quản lý trung tâm thương mại uy tín và trách nhiệm. Thừa hưởng quy trình và hơn 60 năm kinh nghiệm từ tập đoàn mẹ Nihon Housing cùng hơn 25 năm hình thành và phát triển trong nước, Pan Services tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực quản lý tòa nhà nói chung và quản lý trung tâm thương mại nói riêng.
Pan Services sở hữu một quy trình quản lý bất động sản chặt chẽ đạt tiêu chuẩn Nhật Bản. Cùng với đó, Pan Services còn sở hữu đội ngũ với hơn 100 cán bộ chuyên môn cấp cao, hơn 2000 nhân viên có nghiệp vụ chuyên môn và hệ thống phần mềm quản lý chuyên biệt, hiện đại. Tất cả những điều đó là căn cứ để Pan Services cam kết mang lại giá trị cho mỗi dự án bất động sản được chúng tôi quản lý.
Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào cần được giải đáp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ về ban quản lý trung tâm thương mại chất lượng, chuyên nghiệp.
- Địa chỉ: Tầng Lửng, Tòa nhà Văn phòng HEID, Ngõ 12 Láng Hạ, P. Thành Công, Q. Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam.
- Điện thoại: 0243 934 5199
- Hotline: 0866 95 11 95
- Email: hanoi@panservices.vn
- Website: https://panservices-hanoi.vn/
