Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm những công việc gì?

Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà được thực hiện tốt sẽ giúp cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà có trải nghiệm sống hoàn hảo hơn. Mặt khác, quản lý tốt còn giúp cơ sở vật chất tòa nhà được vận hành hiệu quả, ổn định, gia tăng tuổi thọ. Bạn hãy cùng Pan Services Hà Nội tìm hiểu cụ thể về công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà qua bài viết sau.

1. Quản lý cơ sở vật chất tòa nhà là gì?

Cơ sở vật chất tòa nhà bao gồm hệ thống phương tiện vật chất, phương tiện kỹ thuật, các đồ vật, của cải, khung cảnh tự nhiên xung quanh toàn nhà… được sử dụng nhằm đáp ứng nhu cầu và đời sống cư dân sinh sống, làm việc tại tòa nhà. Việc trang bị, quản lý cơ sở vật chất tòa nhà sẽ giúp đem đến môi trường sống hiện đại, tiện nghi hơn cho người sử dụng.

Các cơ sở vật chất tại tòa nhà thường có như: thang máy, thiết bị PCCC, hệ thống đèn, hệ thống cấp thoát nước, camera an ninh, hệ thống cây xanh, tiểu cảnh, hệ thống gửi xe tự động…

quản lý cơ sở vật chất tòa nhà có vai trò quan trọng
Quản lý cơ sở vật chất tòa nhà là hoạt động cần tiến hành bài bản để đạt được hiệu quả cao nhất

Quản lý cơ sở vật chất tòa nhà là hoạt động của người quản lý nhằm hướng đến một số mục đích cụ thể như sau:

  • Xây dựng, phát triển và sử dụng có hiệu quả hệ thống cơ sở vật chất
  • Phục vụ đắc lực cho công tác quản lý
  • Hỗ trợ việc chỉ huy, vận hành cả tòa nhà
  • Đáp ứng nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất của cư dân tòa nhà…

Xem thêm: Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm những công việc gì?

2. Vì sao cần xây dựng công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà?

Ban quản lý tòa nhà cần xây dựng công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà vì nhiều lý do như:

  • Nâng cao chất lượng đời sống cư dân: Khi ban quản lý xây dựng được hệ thống cơ sở vật chất – kỹ thuật đáp ứng các yêu cầu của cư dân sinh sống, làm việc tại tòa nhà thì chất lượng đời sống của cư dân của được nâng cao, cải thiện hơn.
  • Hỗ trợ công tác quản lý: Cơ sở vật chất được quản lý hiệu quả do đó phát huy được tối đa chức năng, công năng sử dụng và dễ dàng hơn trong công tác quản lý, sử dụng.
  • Nâng cao tuổi thọ cơ sở vật chất: Ban quản lý tiến hành bảo quản, bảo trì, quản lý tổng thể cơ sở vật chất, kỹ thuật theo đúng quy định của tòa nhà sẽ giúp cơ sở vật chất vận hành thông suốt, ổn định, gia tăng tuổi thọ sử dụng.
  • Nâng cao giá trị của tòa nhà: Khi cơ sở vật chất được trang bị, quản lý và vận hành đảm bảo theo một quy trình ổn định, phù hợp thì cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà sẽ có trải nghiệm sống hoàn hảo hơn. Qua đó, giá trị của tòa nhà cũng được nâng cao, củng cố danh tiếng của chủ bất động sản và mang đến nhiều khách hàng hơn.
đời sống tinh thần cư dân đô thị
Cơ sở vật chất tòa nhà đảm bảo sẽ giúp cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà hài lòng hơn

3. Quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm những công việc gì?

Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà gồm nhiều công việc khác nhau như:

3.1. Lập kế hoạch

Đây là quá trình chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà thiết lập, thống nhất các mục tiêu về cơ sở vật chất – kỹ thuật. Xây dựng hệ thống hoạt động, điều kiện đảm bảo để thực hiện các mục tiêu đó. Nói một cách cụ thể thì đây là bước chủ đầu tư, ban quản lý cần xác định muốn đạt được điều gì trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà và hoạch định được lộ trình, các kết quả chính, các hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đó.

Bước lập kế hoạch này có thể bao gồm nhiều hoạt động cụ thể như: xây dựng kế hoạch trang bị, bổ sung cơ sở vật chất – kỹ thuật; xây dựng các quy định, quy chế, quy trình quản lý, sử dụng, sửa chữa và bảo quản cơ sở vật chất – kỹ thuật tòa nhà…

Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà rất phức tạp
Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà rất phức tạp và cần thiết lập một kế hoạch tổng thể, xuyên suốt, phù hợp trước khi bắt đầu thực hiện

Ở bước lập kế hoạch này, chủ đầu tư và ban quản lý nên lưu ý việc thiết lập các mục tiêu trong quản lý cơ sở vật chất cần hướng tới việc nâng cao chất lượng đời sống cư dân sinh sống, làm việc tại tòa nhà. Mặt khác, công tác quản lý còn cần hướng tới việc tối ưu hóa sử dụng cơ sở vật chất giúp hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị tòa nhà được vận hành ổn định, hiệu quả, gia tăng tuổi thọ.

3.2. Tổ chức

Ban quản lý tòa nhà cần tổ chức, sắp xếp, phân bổ công việc, trao quyền hạn, trách nhiệm và các nguồn lực cho các thành viên, nhân viên quản lý tòa nhà. Việc tổ chức nhân lực, nguồn lực phục vụ thực hiện kế hoạch sẽ góp phần giúp kế hoạch được triển khai trong thực tế một cách cụ thể, chính xác, đạt được mục tiêu hướng tới.

Khâu tổ chức trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà bao gồm nhiều công việc cụ thể như: tổ chức thực hiện kế hoạch; tổ chức bảo trì, sửa chữa cơ sở vật chất; tổ chức vệ sinh cơ sở vật chất và kiểm kê tài sản, thiết bị cơ sở vật chất…

Nhân sự trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà
Sau khi có kế hoạch, ban quản lý tòa nhà cần tổ chức nhân sự, nguồn lực thực hiện kế hoạch hiệu quả

3.3. Ban hành quy định sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật

Ban quản lý cần tiến hành ban hành quy định sử dụng cơ sở vật chất – kỹ thuật rộng rãi, rõ ràng, cụ thể tới tất cả cư dân sinh sống, làm việc tại tòa nhà, tới tất cả nhân viên làm việc trong tòa nhà… Điều này sẽ giúp tất cả cư dân, nhân viên trong tòa nhà hiểu rõ và thực hiện đúng các quy định từ ban quản lý tòa nhà.

3.4. Thiết lập hồ sơ

Để công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà được tiến hành quy củ, theo quy trình, có kiểm soát rõ ràng, ban quản lý tòa nhà cần thiết lập hồ sơ với đầy đủ các loại sổ sách, văn bản có liên quan đến việc quản lý cơ sở vật chất tòa nhà.

hồ sơ quản lý cơ sở vật chất
Thiết lập và lưu trữ hồ sơ theo hệ thống sẽ giúp ban quản lý dễ dàng kiểm tra số sách, thông tin liên quan đến cơ sở vật chất tòa nhà 

3.5. Tuyên truyền về công tác quản lý cơ sở vật chất

Cư dân sinh sống, làm việc trong tòa nhà cần được thông tin đầy đủ, rõ ràng về hoạt động quản lý cơ sở vật chất của tòa nhà. Công tác tuyên truyền, giáo dục phù hợp sẽ góp phần giúp hình thành, cải thiện tinh thần trách nhiệm, ý thức sử dụng cơ sở vật chất của cư dân tòa nhà.

3.6. Kiểm tra

Bước cuối cùng trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà là kiểm tra. Ban quản lý cần thường xuyên, định kỳ kiểm tra xem cơ sở vật chất – kỹ thuật của tòa nhà có đang được vận hành, sử dụng đúng theo mục tiêu đã đề ra ban đầu trong kế hoạch quản lý hay không. Điều này giúp đảm bảo mục tiêu quản lý cơ sở vật chất tòa nhà.

Mặt khác, việc kiểm tra thường xuyên cũng giúp ban quản lý nhìn nhận được những điều chưa hợp lý trong thực tế quản lý cơ sở vật chất tòa nhà. Từ đó, có thể điều chỉnh kế hoạch, mục tiêu, các hoạt động quản lý phù hợp hơn. Hướng tới việc cải thiện chất lượng sống hoàn hảo cho cư dân và tối ưu hóa quản lý, sử dụng cơ sở vật chất tòa nhà.

họp về công tác quản lý cơ sở vật chất
Quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà luôn cần gắn với hoạt động kiểm tra thường xuyên nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý

Xem thêm: Tham khảo quy trình quản lý cơ sở vật chất tòa nhà từ Pan Services Hà Nội

4. Làm thế nào để quản lý cơ sở vật chất toà nhà thật tốt?

Công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà không hề dễ dàng thực hiện mà đòi hỏi cần dành nhiều nỗ lực và thời gian thực hiện. Để quản lý cơ sở vật chất tòa nhà một cách hiệu quả, chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà có thể tham khảo một số cách thực hiện cụ thể như sau:

  • Sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà tổng thể của các đơn vị có kinh nghiệm, uy tín, chuyên môn cao
  • Xây dựng và vận hành quy trình quản lý, làm việc bài bản cho đội ngũ nhân viên tòa nhà
  • Áp dụng công nghệ hiện đại và quản lý cơ sở vật chất tòa nhà.

Pan Services Hà Nội là một trong những đơn vị quản lý BĐS được đông đảo khách hàng tin tưởng và lựa chọn sử dụng dịch vụ. Pan Services Hà Nội hội tụ nhiều ưu điểm, thế mạnh có thể giúp chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà quản lý cơ sở vật chất hiệu quả như:

  • Bề dày kinh nghiệm trong quản lý cơ sở vật chất các tòa nhà, chung cư, trung tâm thương mại có quy mô, cách thức vận hành đa dạng
  • Ứng dụng, tích hợp nhiều công nghệ thông minh trong quản lý cơ sở vật chất tòa nhà. Nhờ vậy, chủ đầu tư và ban quản lý tòa nhà sẽ tối ưu hóa được công tác quản lý cơ sở vật chất. Vừa mang lại hiệu quả cao, vừa tiết kiệm công sức và các chi phí phát sinh.
  • Có quy trình, tiêu chuẩn cụ thể, chuyên nghiệp theo phong cách Nhật Bản
  • Có đội ngũ nhân sự chất lượng, giàu kinh nghiệm, nhiệt huyết, luôn sẵn sàng hỗ trợ, đồng hành cùng chủ đầu tư, ban quản lý trong công tác quản lý cơ sở vật chất tòa nhà
đội ngũ nhân viên quản lý tòa nhà
Đội ngũ Pan Services Hà Nội luôn sẵn sàng phục vụ bạn

Với các thế mạnh của mình, Pan Services Hà Nội có thể đáp ứng toàn diện các nhu cầu của chủ đầu tư, ban quản lý tòa nhà trong công tác quản lý cơ sở vật chất. Nếu bạn cần thêm thông tin hay cần tư vấn về dịch vụ quản lý tòa nhà nói chung quà quản lý cơ sở vật chất nói riêng, bạn có thể liên hệ với Pan Services Hà Nội.

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 5 / 5. Số vote: 1

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

+1
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN