Phương án quản lý vận hành chung cư HIỆU QUẢ và CHUYÊN NGHIỆP

Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả sẽ giúp các chủ đầu tư và ban quản lý xây dựng được quy trình vận hành bài bản. Tại bài viết dưới đây, Pan Services Hà Nội sẽ chia sẻ các phương án quản lý chung cư hiệu quả, chi tiết và đầy đủ nhất giúp bạn đọc tham khảo.

1. Phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả trong hạng mục dịch vụ

Để quản lý và vận hành hiệu quả, mỗi chung cư đều cần có các phương án quản lý về các hạng mục như an ninh, vệ sinh, kỹ thuật và hành chính – nhân sự… Mỗi phương án đều có quy trình triển khai và hạng mục công việc khác nhau.

1.1. Phương án an ninh

Một phương án quản lý an ninh hiệu quả sẽ giúp chung cư được đảm bảo an toàn, tạo được sự yên tâm và tin tưởng cho cư dân. Chính vì vậy, bộ phận an ninh cần phải nắm vững được trách nhiệm công việc của mình:

  • Nắm rõ mục đích công việc tuần tra: tuần tra sảnh và an ninh camera, đảm bảo an ninh khu vực sảnh, thang máy. Quan sát camera và xử lý tín hiệu báo báo cháy.
  • Nắm vững sơ đồ, mặt bằng tòa nhà để có thể hướng dẫn cho khách trong và ngoài tòa nhà. Xử lý các trường hợp khẩn cấp một cách nhanh chóng, hiệu quả.
    • Biết chính xác vị trí nhà thầu, công ty, văn phòng trong tòa nhà. Những vị trí gây mất an toàn lao động, báo cáo lãnh đạo để khắc phục kịp thời.
    • Nắm vững các khu vực công cộng, lối ra vào, lối thoát hiểm, khu vực dành cho nhân viên, các phòng máy trong tòa nhà, trạm bơm nước, máy phát điện, trạm biến áp, khu vực để xe…

STT

Vị trí bảo vệ

Số vị trí

Thời gian làm việc

Nhiệm vụ chính

1

Trưởng ca

01

24/24

Kiểm soát + tuần tra chung

2

Tuần tra sảnh và camera

01

24/24

Đảm bảo an ninh khu vực sảnh, thang máy

Quan sát camera và xử lý tín hiệu báo cháy.

3

Kiểm soát xe ra /vào hầm

01

24/24

Vận hành hệ thống kiểm soát phương tiện.

4

An ninh văn phòng

01

16/24

Đảm bảo an ninh khu vực sảnh, thang máy

Quản lý an ninh
Cần xây dựng bảng phân chia vị trí nhân sự an ninh nhằm phục vụ tốt nhất công tác bảo vệ
  • Kiểm tra các khu vực bên trong toà nhà chung cư và công trường: Nhân viên bảo vệ tuần tra theo kiểu cuốn chiếu, khép kín, bám sát quy định được ban hành.
    • Kiểm tra từng tầng của tòa nhà, hoặc khu vực đảm nhiệm, có nhà thầu thi công.
    • Các khu vực công cộng. Khu vực kho tàng. Các khu vực để xe.
    • Hệ thống PCCC của các tầng và trạm bơm nước, máy phát điện, trạm biến áp. Hành lang, lối đi, các lối thoát hiểm khẩn cấp của tòa nhà phải luôn thông thoáng.
    • Bất kể rác, bao gói nào vứt ở khu vực công cộng phải được nhặt và cất vào nơi theo quy định (trừ đồ vật nghi ngờ).
Phương án quản lý an ninh chung cư
 Nắm rõ sơ đồ của chung cư là một yêu cầu quan trọng trong quản lý an ninh tòa nhà
  • Kiểm tra các khu vực trên đường đi tuần tra: Kiểm tra các tường chắn xung quanh tòa nhà, hệ thống đèn điện, tài sản bên trong và ngoài tòa nhà chung cư các biển chỉ dẫn và hệ thống sinh thái xung quanh tòa nhà… đảm bảo toàn bộ hệ thống đều tốt.
  • Phát hiện những người đáng ngờ: Những thông tin này sẽ giúp cho các đơn vị có liên quan điều tra khi cần thiết.
    • Hãy chú ý nhận dạng: giới tính, chiều cao, quần áo, hành vi, các vật dụng đem theo…Bố trí người khéo léo giám sát, theo dõi hành vi của người này để ngăn chặn hậu quả xấu có thể xảy ra.
    • Khéo léo tiếp cận và tìm hiểu nhưng không đối đầu với những người này.Không nên ngăn cản những người này một cách lộ liễu vì việc này trái với pháp luật.
Nhân viên an ninh - một phần trong bộ phận quản lý vận hành tòa nhà chung cư
Nhân viên an ninh cần khéo léo xử lý tình huống khi bắt gặp những đối tượng đáng ngờ đột nhập vào chung cư, tránh làm cư dân trở nên sợ hãi
  • Phát hiện chiếc xe đáng ngờ:
    • Hãy chú ý màu sắc của xe, hãng xe, đời xe, biển số kiểm soát, các dấu vết đặc biệt của xe.
    • Kiểm tra những người xung quanh để xác định chủ sở hữu xe.
    • Không dịch chuyển, che phủ hoặc sờ vào xe (trong trường hợp nghi ngờ trong xe có vật liệu nổ).
    • Giữ mọi người tránh xa để giúp cho các lực lượng nghiệp vụ truy tìm khi cần thiết
  • Khi phát hiện cửa tủ, cửa gian hàng hay văn phòng chưa khoá: báo cáo cho Trưởng ca trực đề nghị một người gần đó làm nhân chứng thứ 3, giữ nguyên vị trí và tuyệt đối không lục lọi đồ bên trong. Trưởng ca cần có mặt và người thứ 3 cùng lập biên bản mô tả chi tiết, tiến hành niêm phong.
  • Phát hiện gian hàng không niêm phong hoặc niêm phong không còn nguyên trạng như rách, bong, mất dấu… có nguy cơ mất mát tài sản bên trong: Nhân viên bảo vệ chỉ cần có người làm chứng không cần thiết có Ca trưởng. Sau đó, phải báo cáo với Trưởng ca trực sau đó để tiến hành chụp ảnh, lập biên bản mô tả hiện trạng ban đầu ghi nhận sự việc và có thể dán bổ sung niêm phong để chắc chắn hơn.
Nhân viên bảo vệ áp dụng phương án quản lý an ninh cho tòa nhà chung cư
Khi gặp trường hợp an ninh liên quan đến tài sản, hàng hoá trong chung cư, nhân viên bảo vệ cần thực hiện đúng quy trình xử lý để tránh những tranh chấp không đáng có.
  • Phát hiện và xử lý tình huống an ninh: Phát hiện và xử lý kịp thời các tình huống an ninh xảy ra trong khu vực tòa nhà chung cư theo quy định xử lý các tình huống an ninh chung.
  • Đảm bảo về tần suất và thời gian tuần tra: đảm bảo thời gian luôn đúng theo quy định
  • Các yêu cầu về báo cáo tuần tra: Các thiết bị bàn giao phải đầy đủ và trong tình trạng hoạt động tốt. Các báo cáo được điền chi tiết, đầy đủ thông tin. Chú ý thực hiện báo cáo theo các biểu mẫu sau:
    • Thiết bị chuyên dụng bao gồm bộ đàm, máy bấm giờ tuần tra xe máy/ đạp
    • Danh mục kiểm tra
    • Sổ bàn giao ca
    • Ghi danh mục tuần tra (nếu có)

Xem thêm: Làm thế nào để quản lý bãi xe chung cư HIỆU QUẢ – AN TOÀN

1.2. Phương án vệ sinh

Vệ sinh là một đầu mục không thể bỏ qua khi xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư.

Phương án quản lý hạng mục vệ sinh chung cư cần đáp ứng được hai tiêu chí chính, đó là xây dựng được bảng phân chia nhân sự lao động và quy trình kiểm soát chất lượng thực hiện công tác vệ sinh.

Duới đây là bảng phân chia nhân sự vệ sinh mà Pan Services Hà Nội xây dựng cho một khách hàng của mình:

STT

Vị trí

7h00-17h00

7h00-16h00

6h00-20h00

I

Căn hộ

1

Hầm B1B2, Thang bộ

1

2

Hành lang các tầng

1

3

Sảnh, thang máy, ngoại cảnh

1

II

Thương mại

1

Hành lang công cộng tầng 1, M, 2

1

2

Hành lang, toilet các tầng 3, 4

1

Tổng nhân sự

3

1

1

Tuỳ từng quy mô và diện tích của chung cư, ban quản lý vận hành chung cư sẽ có sự điều chỉnh và thay đổi bảng phân chia cho phù hợp.

Các bước quản lý chất lượng vệ sinh tòa nhà chung cư theo quy trình bài bản:

BQLTN lập bảng công việc vệ sinh theo hợp đồng

Yêu cầu nhà thầu gửi bảng kế hoạch làm việc trong tháng

Hàng ngày Trưởng BQL theo dõi công tác vệ sinh ở các khu vực thông thường theo thứ tự

  1. Bảng tên tòa nhà
  2. Sảnh thang và bên trong cabin thang máy
  3. Hành lang tầng và khu vực phòng rác
  4. Thùng thư, cửa và vách kính, vách đá trong tầm với
  5. Khu vực đậu xe và tầng hầm
  6. Kiểm tra lại các tầng và thiết bị
  7. Khu vực sân vườn, rãnh thoát nước xung quanh
  8. Các phòng chức năng, khu vực tiện ích khác của dự án
  9. Thu gom rác đúng thời gian quy định
  10. Theo dõi và cập nhật khối lượng rác thu gom hàng ngày

Trưởng BQL theo dõi công việc định kỳ hàng tuần.

  1. Quét tay vịn thang bộ, cầu thang bộ
  2. Tổng vệ sinh kính, vách trên cao ngoài tầm với và dưới 4m
  3. Lau thiết bị phòng cháy chữa cháy và các tủ
  4. Lau thanh tay vịn tầng hầm
  5. Vệ sinh thùng rác
  6. Báo cáo công việc hàng tuần
  7. Họp hàng tuần để đánh giá và theo dõi chất lượng dịch vụ

Trưởng BQLTN theo dõi công việc định kỳ hàng tháng.

  1. Vệ sinh hành lang bằng thiết bị chuyên dụng
  2. Vệ sinh và quét mạng nhện
  3. Vệ sinh rãnh thoát nước tầng hầm
  4. Vệ sinh mái che sảnh, tầng mái
  5. Vệ sinh các thiết bị lắp đặt khác (cửa, vách phía ngoài, các lỗ thông gió)
  6. Báo cáo công việc hàng tháng
  7. Xác nhận công việc và nhân sự làm việc trong tháng

Các bước kiểm soát quy trình vệ sinh sẽ giúp cho chung cư luôn trong tình trạng sạch đẹp, văn minh

Xem thêm: Dịch vụ vệ sinh công nghiệp chung cư uy tín, chuyên nghiệp với Pan Services Hà Nội

1.3. Phương án vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật

Đối với phương án vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật, ban quản lý và ban quản trị tòa nhà chung cư cần xây dựng được quy trình kiểm soát kỹ thuật, trách nhiệm của các bên liên quan và sơ đồ phối hợp hiệu quả. Đây là một trong những hạng mục quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đời sống của cư dân. Chính vì vậy, ban quản lý không nên đưa ra các phương án qua loa, không hiệu quả.

Phương án quản lý

Hệ thống kỹ thuật tòa nhà chung cư được giám sát chặt chẽ 24h/7, các kỹ thuật viên được phân công trực 3 ca theo lịch làm việc. Nhiệm vụ của họ là kiểm tra checklist trạng thái hoạt động của hệ thống thiết bị kỹ thuật, phát hiện những trạng thái hoạt động bất thường.

Qua đó, đề xuất phương án sửa chữa, thay thế thiết bị, bảo trì bảo dưỡng đảm bảo hệ thống thiết bị luôn hoạt động an toàn hiệu quả, tích kiệm năng lượng cho tòa nhà. Thực hiện các công việc giám sát các nhà thầu ngoài vào thi công bảo trì hay sửa chữa trong phạm vi cho phép của Ban Quản Trị.

Phương án quản lý kỹ thuật tòa nhà văn phòng
Xây dựng phương án quản lý, bảo trì kỹ thuật sẽ giảm thiểu khả năng hỏng hóc và thay mới các thiết bị.

Trách nhiệm của các bên trong công tác triển khai phương án vận hành và bảo dưỡng kỹ thuật nhà chung cư

  • Ban quản trị chung cư:
    • Sắp xếp cho Công ty Quản lý nhà một phòng để sử dụng làm văn phòng tổ kỹ thuật và các thiết bị cơ bản (bàn ghế, máy in, máy tính, điện thoại…) để hoạt động.
    • Cử nhân viên phối hợp, hỗ trợ Công ty Quản lý nhà trong giai đoạn chuyển giao vận hành.
    • Bàn giao hồ sơ, tài liệu kỹ thuật hướng dẫn vận hành của tất cả các hệ thống chuyển giao.
    • Bàn giao hồ sơ bảo trì, bảo dưỡng.
    • Lập danh sách thống kê các thiết bị chiếu sáng, thang máy, máy phát, bơm…
    • Cung cấp danh sách liên lạc của các đơn vị cung cấp dịch vụ kỹ thuật cho các hệ thống trong Tòa nhà.
  • Công tác quản lý của Pan Services Hà Nội
    • Tổ chức nhân sự thực hiện các vấn đề liên quan đến việc tổ chức quản lý vận hành hệ thống kỹ thuật.
    • Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các hệ thống.
    • Lập các biểu mẫu kiểm tra.
    • Thực hiện sửa chữa cải tạo hư hỏng nhỏ.
  • Sơ đồ phối hợp
Sơ đồ quản lý vận hành kỹ thuật tòa nhà chung cư
Xây dựng sơ đồ phối hợp sẽ đảm bảo quy trình vận hành và công tác bảo dưỡng kỹ thuật diễn ra trơn tru, đúng kế hoạch giữa các bộ phận.

Xem thêm: Những thông tin cần biết về quản lý kỹ thuật tòa nhà

1.4. Phương án quản lý tài chính

Khi xây dựng phương án quản lý tài chính cho tòa nhà chung cư, ban quản lý sẽ lập kế hoạch cho các hoạt động thu/chi và báo cáo thống kê tài chính. Quản lý tài chính vốn là vấn đề nhạy cảm đối với các ban điều hành chung cư, chính vì vậy, cần bảo đảm mọi quy trình được diễn ra minh bạch và công khai nhất.

  • Lập kế hoạch cho các khoản thu/chi: 
    • Quy trình thu chi tài chính: Xây dựng quy trình và triển khai thu – chi các khoản tài chính liên quan đến dịch vụ tòa nhà một cách rõ ràng.
    • Các khoản thu: doanh thu quảng cáo thang máy tòa nhà, trạm đặt ATM, internet, gửi xe, vệ sinh, an ninh tòa nhà…
    • Các khoản chi: Nhân sự, dụng cụ sửa chữa, trang thiết bị vận hành tòa nhà như thang máy, camera, điện nước công cộng, trang trí lễ tết…
Phương án quản lý chi phí tòa nhà chung cư
Kế hoạch thu – chi sẽ giúp ban quản lý chung cư kiểm soát hiệu quả kinh doanh và chi phí vận hành chung cư một cách hiệu quả
  • Báo cáo thống kê tài chính: Triển khai lập báo cáo thống kê tài chính theo chu kỳ đã quy định.

Mẫu bảng kế hoạch cho hoạt động thu/chi của tòa nhà chung cư

Bộ phận

Bước

Quy trình thực hiện

Kỹ thuật

1

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Trưởng BQLTN

2

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Lễ tân

3

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Lễ tân, Trưởng Ban

4

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Lễ tân

5

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Kỹ thuật

6

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Trưởng ban/ Lễ tân/

Kỹ thuật

7

Các bước báo cáo tài chính trong quản lý vận hành tòa nhà chung cư

Bạn co thể tìm hiểu thêm về phí quản lý chung cư tại đây.

1.5. Phương án quản lý hành chính

Công tác quản lý hành chính tốt sẽ là nền tảng vững chắc giúp phương án quản lý vận hành chung cư diễn ra trôi chảy và hiệu quả. Chính vì vậy, khi xây dựng phương án quản lý hành chính, bạn cần đặc biệt chú ý những điều sau:

  • Quy trình làm việc chuẩn: Xây dựng quy trình tiếp nhận, giao nhận thư tín, chứng từ, văn bản hành chính của tòa nhà.
  • Tổng kết báo cáo hoạt động của chung cư: Xây dựng quy trình triển khai báo cáo tổng kết định kỳ, báo cáo hàng tháng, hàng quý.
  • Chăm sóc khách hàng: Xây dựng quy trình tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và phản hồi ý kiến khách hàng. Đón tiếp và hướng dẫn khách hàng trong phạm vi tòa nhà, xử lý đồ thất lạc.
Quản lý hành chính là chìa khoá để xây dựng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp
Quản lý hành chính chung cư là chìa khoá để xây dựng dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp

1.6. Phương án quản lý nhân sự

Để triển khai phương án quản lý vận hành chung cư luôn cần sử dụng một nguồn nhân sự rất lớn, những biến động về số lượng nhân sự có thể kéo theo chi phí và chất lượng của các hoạt động quản lý và vận hành khác. Chính vì vậy, khi xây dựng phương án quản lý nhân sự cần chú ý:

  • Phương án tuyển dụng: Xây dựng phương án tuyển dụng và đào tạo nhân sự, thường xuyên tổ chức các buổi training chuyên môn, nâng cao năng lực nghề và kỹ năng xử lý tình huống.
  • Phương án quản lý: Xây dựng chế độ quản lý, phối hợp nguồn nhân sự hợp lý giữa các bộ phận và phòng ban. Sao cho mọi hoạt động đều được diễn ra trôi chảy, thuận lợi và tận dụng tối đa nguồn nhân lực.
Phương án quản lý vận hành nhà chung cư cần quan tâm yếu tố nhân sự
Nhân sự là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và dịch vụ quản lý vận hành chung cư. Vì vậy, xây dựng phương án quản lý nhân sự là điều quan trọng không thể bỏ qua

2. Vì sao cần phải lập công tác báo cáo?

Lập báo cáo giúp các nhà quản lý, chủ sở hữu nắm bắt được toàn bộ vấn đề tài chính, cơ sở hạ tầng cũng như số lượng dân cư của tòa nhà chung cư. Bên cạnh đó, việc lập báo cáo giúp nhà đầu tư và nhà quản lý thấy được lợi nhuận và hiệu quả công việc. Chủ sở hữu cũng thấy được năng lực của đơn vị quản lý từ đó có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Một bản báo cáo hiệu quả cần đáp ứng đầy đủ thông tin:

  • Tình hình kinh doanh, thu chi lãi – lỗ của tòa nhà chung cư.
  • Các khoản thu liên quan đến thuế – phí cần đóng góp cho nhà nước theo quy định pháp luật.
  • Công tác triển khai các hạng mục an ninh, vệ sinh, kỹ thuật của toà nhà.
  • Báo cáo về cơ sở hạ tầng, các hệ thống, trang thiết bị cần được bảo trì, bảo dưỡng.
  • Tình hình nhân sự, báo cáo về số lượng và chi tiết công việc của các vị trí.
  • Những vấn đề còn tồn đọng và phương án cùng thời hạn giải quyết.
  • Phương hướng cùng kế hoạch hoạt động trong thời gian tiếp theo.
Báo cáo quản lý vận hành tòa nhà chung cư
Lập báo cáo là công việc thiết yếu mà bất kỳ ban quản lý vận hành chung cư nào cũng phải thực hiện, nhằm đảm bảo lợi ích của chủ đầu tư và cư dân.

Bên cạnh đó, để lập một bản báo cáo đầy đủ và chi tiết, ban quản lý cần chú ý những lưu ý :

  • Người lập báo cáo cần phải có kỹ năng cơ bản, nắm bắt được hết tình hình của tòa nhà.
  • Báo cáo cần phải chi tiết, dễ đọc, dễ hiểu.
  • Báo cáo cần phải trung thực đặc biệt những khoản thu chi cần phải có hóa đơn chứng từ xác thực
  • Báo cáo cần phải chính xác, khách quan.

Xem thêm: Quản lý vận hành nhà chung cư và những điều cần nắm rõ

3. Xây dựng phương án quản lý vận hành chung cư cùng Pan Services Hà Nội

Để xây dựng phương án vận hành hiệu quả cần phải có một đơn vị chuyên nghiệp giàu kinh nghiệm.

Pan Services Hà Nội với quy trình làm việc bài bản chuẩn Nhật, cùng kinh nghiệm 25 năm trong ngành. Chúng tôi tự hào khi là đối tác của nhiều đơn vị toà nhà lớn mạnh, đơn cử như dự án 6th Element Tây Hồ Tây, Hà Nội.

Pan Services sở hữu đội ngũ nhân viên có chuyên môn và giàu kinh nghiệm
Pan Services sở hữu đội ngũ nhân viên cao cấp có chuyên môn và giàu kinh nghiệm

Giá trị cốt lõi của Pan Services Hà Nội là: – Chuyên Nghiệp – Hiệu Quả – Tận Tâm. Mọi công tác hỗ trợ, xử lý liên quan đến quản lý vận hành chung cư sẽ được chúng tôi tích hợp trên phần mềm quản lý HomID thông minh, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc. Pan Services Hà Nội luôn nỗ lực mang lại môi trường sống sạch sẽ, tiện nghi cho người sử dụng, tối đa hóa lợi ích kinh doanh và nâng cao uy tín cho các chủ đầu tư.

Đội ngũ quản lý chuyên nghiệp của Pan Services
Với kinh nghiệm và sự hậu thuẫn lớn mạnh từ tập đoàn mẹ Nihon Housing, chúng tôi xây dựng cho mình một quy trình quản lý bất động sản chặt chẽ nhất

Để được tư vấn kỹ hơn về phương án quản lý vận hành chung cư hiệu quả, hãy liên hệ ngay với Pan Services Hà Nội. Chúng tôi cam kết mang lại những hiệu quả tốt nhất làm hài lòng quý khách hàng và luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

Bài viết này hữu ích như thế nào?

Nhấp vào một ngôi sao để xếp hạng nó!

Đánh giá trung bình 5 / 5. Số vote: 1

Không có phiếu bầu nào cho đến nay! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

+1
Chia sẻ bài viết
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
BÀI VIẾT LIÊN QUAN
BÌNH LUẬN