Kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả, theo mô hình Win – Win

Quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả không hề đơn giản và là bài toán khó đối với các đơn vị quản lý. Làm thế nào để quản lý tòa nhà chung cư tốt, đảm bảo vận hành trơn tru và tạo được sự hài lòng của cư dân sinh sống tại đây? Tham khảo ngay những kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả được chia sẻ trong bài viết dưới đây.

1. Thuê đơn vị quản lý tòa nhà chung cư chuyên nghiệp

Khi sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư do những công ty chuyên nghiệp cung cấp, chủ đầu tư và cả cư dân tòa nhà đều sẽ nhận được rất nhiều lợi ích tuyệt vời.

• Đảm bảo cơ sở vật chất hạ tầng và tuổi thọ của tòa nhà: Bằng việc đưa ra những quy định khắt khe yêu cầu cư dân cũng như khách ra vào tuân thủ để bảo vệ tòa nhà. Đồng thời thường xuyên tổ chức kiểm tra và sửa chữa, nâng cấp cơ sở hạ tầng khi có vấn đề.
• Đảm bảo an ninh trật tự cũng như tính an toàn khi có sự cố: Dịch vụ quản lý tòa nhà sẽ xây dựng các biện pháp phòng/tránh cháy nổ, giải quyết ngập lụt nếu không may xảy ra. Đồng thời, phân bổ nhân viên bảo vệ các khu vực xung quanh tòa nhà, lắp đặt hệ thống camera an ninh.
• Đảm bảo minh bạch tài chính trong các hoạt động giữa các bên: Công khai minh bạch các khoản chi phí cho toàn nhà giúp chủ đầu tư và cư dân yên tâm.

 Đối với chủ đầu tư/chủ tòa nhà chung cư:

• Bảo đảm và gia tăng giá trị tòa nhà: Khi mọi hoạt động trong tòa nhà được diễn ra quy củ, chất lượng tòa nhà luôn được đảm bảo. Đồng nghĩa với việc giá trị của bất động sản cũng sẽ gia tăng, nhờ đó chủ đầu tư có thể cho thuê hoặc bán các căn hộ với giá cao hơn.
• Tối ưu chi phí, tăng doanh thu, lợi nhuận: Nhờ quy trình quản lý chuyên nghiệp, hệ thống toà nhà chung cư sẽ luôn được vận hành trơn tru. Đảm bảo an ninh, kỹ thuật, vệ sinh sạch sẽ, cảnh quan khang trang… Giúp toà nhà thu hút thêm khách hàng, giảm thiểu chi phí vận hành và tăng thêm lợi nhuận.

Đối với cư dân ở tại chung cư:

• Có được môi trường sống an toàn, đảm bảo vệ sinh: Ban quản lý tòa nhà chung cư sẽ đưa ra các phương án và tiến hành đảm bảo an ninh, vệ sinh, an toàn của tòa nhà. Nhờ hiệu quả quản lý tốt, cư dân trong tòa nhà sẽ cảm thấy yên tâm hơn.
• Đảm bảo quyền lợi tối đa, tránh tranh chấp về các khoản phí dịch vụ “trên trời”: Ban quản lý đảm bảo tài chính, các khoản thu chi của tòa nhà luôn minh bạch, rõ ràng. Hạn chế tối đa các chi phí phát sinh.

Kinh nghiệm cho thấy để quản lý tòa nhà chung cư tốt nhất, nên sử dụng dịch vụ của các doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư có uy tín và giàu kinh nghiệm. Bạn có thể tham khảo dịch vụ của Pan Services Hà Nội – một trong những công ty quản lý tòa nhà cao cấp hàng đầu tại Việt Nam theo phong cách Nhật Bản.

Với quy trình quản lý rõ ràng, áp dụng nhiều tiêu chuẩn quản lý khắt khe, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm thực tiễn, ứng dụng phần mềm quản lý thông minh HomID…sẽ giúp chủ đầu tư/ chủ tòa nhà đạt được hiệu quả hài lòng.

Xem thêm: Những thông tin nhất định phải biết về phí quản lý chung cư

2. Xây dựng bộ quy trình quản lý tòa nhà chung cư

Để quản lý tòa nhà chung cư hiệu quả, chủ đầu tư hay các bộ phận quản lý cần phải thực hiện rất nhiều quy trình quản lý tòa nhà chung cư. Công việc quản lý tòa nhà có nhiều hạng mục khác nhau bao gồm:

• Quản lý hợp đồng giữa đơn vị quản lý với chủ đầu tư, chủ tòa nhà
• Quản lý khách hàng
• Quản lý an ninh
• Quản lý vận hành đội ngũ kỹ thuật
• Quản lý vệ sinh tòa nhà

Với khối lượng công việc quá nhiều như vậy cần xây dựng một cách bài bản bộ quy trình quản lý cho từng hạng mục khác nhau.

• Dễ dàng thực hiện công việc quản lý, phân công công việc cho từng bộ phận: Xây dựng quy trình mô tả rõ công việc của từng vị trí, chuyên môn của từng bộ phận. Nhờ đó các bộ phận sẽ vận hành công việc một cách trơn tru và phải chịu trách nhiệm cho công việc của từng cá nhân/ bộ phận mình.
• Dễ dàng phối hợp công việc giữa các bên liên quan: Việc xây dựng quy trình quản lý sẽ giúp toà nhà chung cư vận hành hiệu quả hơn. Các bên liên quan dễ dàng phối hợp công việc cũng như biết cách xử lý, khắc phục khi gặp sự cố một cách nhanh nhất.
• Giúp chủ tòa nhà có thể kiểm soát về chất lượng, tiến độ công việc của các bộ phận: Nhờ xây dựng quy trình bài bản, chủ toà nhà sẽ có cơ sở để quy chiếu và đánh giá hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, chủ toà nhà có thể dễ dàng nắm bắt và kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc của các bộ phận hay cá nhân.

3. Sử dụng hệ thống quản lý chung cư thông minh

Kinh nghiệm cho thấy việc ứng dụng hệ thống quản lý chung cư thông minh sẽ đem lại những lợi ích tuyệt vời không chỉ với chủ đầu tư/chủ tòa nhà mà cả những cư dân sinh sống tại nơi đây.

3.1. Lợi ích cho ban quản lý

Khi sử dụng phần mềm thông minh vào quản lý tòa nhà chung cư sẽ giúp cho ban quản lý tòa nhà có được những lợi ích sau:

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ hồ sơ thông minh, dễ dàng tra cứu thông tin khi cần, hỗ trợ truy xuất báo cáo tự động.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, hoạt động tài chính và các loại dịch vụ cung cấp.
• Quản lý số lượng cư dân theo từng căn hộ một cách đơn giản và tối ưu nhất.
• Quản lý tình trạng kỹ thuật của toàn nhà, lên kế hoạch bảo trì định kỳ.
• Hỗ trợ công tác quản lý mà không bị tác động nếu có sự thay đổi về nhân sự.

3.2. Lợi ích đối với cư dân

Không chỉ đem lại lợi ích cho ban quản lý tòa nhà, khi sử dụng phần mềm thông minh vào quản lý cũng đem lại rất nhiều lợi ích cho cư dân sinh sống tại tòa nhà đó:

• Dễ dàng kiểm tra được các hoạt động mà ban quản lý tòa nhà cung cấp.
• Dễ dàng thanh toán các loại chi phí khi sử dụng dịch vụ của tòa nhà.
• Tiết kiệm thời gian và trao đổi thông tin thuận tiện nhanh chóng với ban quản lý tòa nhà
• Bảo mật thông tin cá nhân của người dùng.
• Sống trong một môi trường sở hữu nhiều tiện ích mang lại nhiều giá trị cho cư dân.

3.3. Lợi ích với công ty quản lý

Việc sử dụng phần mềm thông minh sẽ giúp các công ty quản lý tòa nhà chung cư dễ dàng là việc hơn với các lợi ích:

• Được tư vấn để thiết lập hệ thống quản lý chuẩn mực, phù hợp với từng tòa nhà.
• Quản lý cùng lúc được nhiều dự án khác nhau.
• Không bị gián đoạn hay ảnh hưởng vì thay đổi nhân sự.
• Quản lý được các ngân sách, chi phí quản lý tòa nhà.
• Dễ dàng theo dõi tình trạng hoạt động của tòa nhà bất cứ khi nào và bất cứ nơi đâu

4. Xây dựng mô hình quản lý tòa nhà chung cư phù hợp

Thêm một kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư nữa mà chúng tôi muốn chia sẻ tới bạn đó chính là xây dựng mô hình quản lý nhà chung cư phù hợp với quy mô, công năng và đặc điểm của từng dự án. Mô hình cần thể hiện rõ ràng công việc của ban quản trị chung cư và các phòng ban khác cũng như mối quan hệ của các bộ phận này. Đảm bảo bộ máy hoạt động tinh giản nhất nhưng hoàn thành được đầy đủ các chức năng quản lý.

Bên cạnh đó, các quyết định của ban quản lý cần được chuẩn bị chu đáo, có cơ sở khoa học. Ngoài ra, quyết định còn phải phù hợp với thực tế, được mọi người chấp hành một cách nghiêm túc và tự giác.

Trên đây là toàn bộ những kinh nghiệm quản lý tòa nhà chung cư mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn. Nếu đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ quản lý tòa nhà, hãy liên hệ ngay với Pan Services Hà Nội. Với quy trình quản lý tòa nhà theo tiêu chuẩn hàng đầu đến từ Nhật Bản, Pan Services Hà Nội cam kết mang đến cho bạn dịch vụ tốt nhất, đảm bảo tòa nhà luôn vận hành một cách thuận lợi.